在Outlook 2016中组织邮件 - 虚拟邮件

邮箱臃肿。每个人都随着时间的推移。您的Outlook 2016收件箱中填充了您忽略删除或删除的邮件，在知道邮件之前，您已经收到了数千条邮件，占用了数据文件的空间，并且无法轻松浏览新邮件。这是一些打破堵塞的想法。

清理对话

对话是由多个来回消息组成的电子邮件交换。因为大多数人只要点击“回复”即可继续对话而不删除所有以前的文本，最终会生成大量基本上是对方内容子集的消息。会话清理功能会通过并找到这些功能，删除完全包含在至少一个其他邮件中的任何邮件。

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选择首页→清理→清理对话以在特定消息上使用此功能。 （首先选择消息。）要清理整个文件夹，请选择主页→清理→清理文件夹。或者，要为所有邮件文件夹执行此操作，请选择收件箱，然后选择主页→清理→清理文件夹和子文件夹。

归档旧邮件

您可以设置Outlook归档具有特定属性的邮件，例如那些比特定日期更早的邮件。归档消息将其移动到一个名为“归档”的单独数据文件。太平洋标准时间。清除您的主Outlook文件使其更小，以便更快地启动Outlook。您可以随时打开“归档”数据文件，以便返回其中的某些内容。

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要存档信息，请选择文件→信息→信箱清除→存档。在存档对话框中设置您的首选项，然后单击确定。

稍后要打开存档数据文件以检索某些内容，请选择文件→打开并导出→打开Outlook数据文件。浏览到档案文件，选择它，然后单击确定。存档文件现在显示在左侧的导航窗格中;你可以像在主文件中一样使用它。

要进行更彻底的清理，请选择“文件”→“信息”→“邮箱清理”→“邮箱清理”。在“邮箱清理”对话框中，可以指定自动存档的参数。例如，您可以查找超过特定天数或大于特定数量的千字节的项目。

创建邮件文件夹

组织邮件的一种有效方法是为收件箱创建子文件夹。然后，您可以将邮件移动到其中一个子文件夹，以将其从主收件箱中取出。例如，您可以为每个志愿者组织设置一个子文件夹，或者为每位向您发送消息的家庭成员提供一个子文件夹。

要创建新文件夹，请右键单击导航窗格中的收件箱文件夹，然后选择新建文件夹。输入新的文件夹名称，然后按Enter键。然后将邮件从收件箱拖放到导航窗格中新文件夹的名称上。

创建邮件处理规则

拥有多个邮件文件夹非常好，但是您必须记住将邮件拖放到这些文件夹中。幸运的是，您可以通过创建邮件处理规则来自动执行该过程。例如，规则可以评估发件人的电子邮件地址，并将邮件重定向到子文件夹（如果来自某个人）。

要创建邮件处理规则，请选择符合所需条件的邮件。然后选择主页→规则→创建规则。然后填写对话框来描述你想要的消息。例如，您可以指定主题包含的内容或发送给谁。点击高级选项以获得更多选择。

要进行设置，请选择文件→共享→当前在线→在线。链接将出现;复制该链接并通过短信，电子邮件或任何您喜欢的方法将其发送给您的观众。等待他们获取它，然后单击出现的对话框中的开始演示文稿按钮以显示开始。