如何在Office 2016中插入邮件合并字段 - 傻瓜

如果要合并Microsoft Office 2016中的邮件列表，则需要在要将个性化设置为。首先，适当地放置插入点：

• 对于字母，请单击希望合并代码出现的位置。您将希望收件人的姓名和地址靠近文档的顶部，正好在日期之下。你可能也想要一个像（亲爱的 名字 ）的问候。您也可能需要其他个性化设置，例如在某个段落中提及该人的城市或州。

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• 对于电子邮件消息，请点击您想要显示个性化的第一位。在电子邮件消息中没有习惯性的个性化数据放置，例如商业信函。

• 对于信封，将插入点置于标签中间的空白文本框中。

• 对于标签，将插入点放在表格的右上角单元格中。如果看不到表格，请选择“表格工具布局”→“查看网格线”。

• 对于目录，请单击希望合并代码出现的位置。如果要在记录之间出现某个分隔符，请创建该分隔符（例如水平线或空行），然后将插入点移动到该分隔符上方。

定位插入点之后，即可插入合并代码。为了简化插入字段的过程，Word提供了两个可以使用的特殊合并代码：

<！地址块插入所有需要创建格式正确的地址块的字段，包括它们之间的空格和分段符，如下所示：

• Amy Jones

  3855 W. Main St 。

  Arcadia，IN 46958

  “问候语”行插入一个问候语，例如

• 亲爱的 ，然后是收件人的姓名。插入问候语时，您可以选择是使用他们的名字，姓氏，还是同时使用两者。它可能看起来像这样： 尊敬的琼斯小姐：

  您也可以插入单独的合并域。例如，你可能会在这样的段落中提到这个人的城市：

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  插入地址块

要插入地址块（例如，在信封或标签上或字母的顶部），请执行以下步骤：

在邮件选项卡上，单击地址块。

1. 选择个人姓名的显示格式。

2. 如果您不想公司名称（如果有）出现，请单击插入公司名称复选框。

3. 指定如何显示默认国家以外的地址。

4. 检查预览以确保地址块按预期显示。

5. 如果地址预览看起来不正确，请单击“匹配字段”并使用出现的对话框将合并数据文件中的字段与用于地址块的字段进行匹配。

   单击确定插入代码。

6. 指定地址块的选项。

   

   地址块代码出现在文档中，其中带有双尖括号，如下所示：<>。

更正地址块

上的间距问题默认地址块的一个问题是，由于缺省的段落间距，它在行之间留下了太多的垂直空间。 （地址块的每一行都是一个单独的段落。）要亲自查看，请选择邮件→预览结果。重复该命令关闭预览。

要解决该问题，请按照下列步骤操作：

选择<>代码。

1. 在“主页”选项卡上，单击“行和段落间距”按钮以打开其菜单。

2. 点击段落后的删除空格。

3. 删除地址块中段落之后的多余空格。

   

   插入问候语线路

要插入问候语线路，请按照下列步骤操作：

在邮件选项卡上，单击问候语线路。

1. 使用“问候语行格式”部分中的下拉列表指定问候语的显示方式。

2. 指定无效收件人姓名的问候语（例如，没有指定收件人姓名的记录）。

3. 检查预览区域，确保问候语线路符合您的要求。

4. 您可以点击下一步按钮移动所有记录来检查每个记录。

   • 如果字段不匹配，请单击匹配字段，并指定数据列表中的哪些字段应包含在问候语中。点击确定。

   • 指定问候线的设置。

5. 插入单个合并字段

   

   要插入单个字段，请按照下列步骤操作：

在邮件选项卡上，单击插入合并字段按钮上的箭头，打开一个菜单。

点击要插入的字段。

1. 选择要插入的单个字段。

2. 这是另一种方法。您可以单击“插入合并域”按钮的面（图形部分，而不是下面的文本和箭头）以打开“插入合并域”对话框。从那里你可以选择一个字段，然后点击插入。