QuickBooks文件压缩过程有两件事：QuickBooks Condense命令创建QuickBooks数据文件的永久副本（称为文件的档案副本）;文件浓缩过程通过汇总许多使用大型怪兽日记条目的已关闭的，详细的事务来使数据文件更小。
由于这种凝结和存档可能有点混乱，下面简要总结一下当您压缩QuickBooks公司文件时发生的情况。以下是QuickBooks通常在此过程中所做的工作：
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保存公司文件的存档副本：当您压缩QuickBooks公司文件时，QuickBooks会保存该文件的存档副本。
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删除旧的关闭事务：作为浓缩过程的一部分，QuickBooks使您有机会从QuickBooks公司文件的当前工作版本中删除旧的关闭事务。请记住，存档会创建QuickBooks公司文件的存档副本。
但是，您仍然拥有QuickBooks公司文件的工作版本，并且这是QuickBooks公司文件的当前工作版本，通过删除旧的关闭进行清理或浓缩交易。
关闭的交易是QuickBooks不再需要详细跟踪的交易。例如，一个老客户发票 - 在付款后 - 是一个关闭的交易。写给某个供应商的一张旧支票 - 在银行结清之后 - 是一笔交易。
<！总结旧的已关闭的交易：因为旧的已关闭的交易已从QuickBooks数据文件中删除，所以通常会为旧的已关闭的交易创建摘要每月日记帐分录，并将这些摘要交易置于当前，QuickBooks数据文件的工作版本。 -
这些汇总的月度日记帐分录允许您继续编制月度财务报表。例如，即使存档从2011年1月份中删除了所有旧的已关闭的交易，仍然可以在2014年1月生成财务报表。为了生成2011年1月的每月财务报表，QuickBooks使用汇总的月度日记帐分录。
清除审计线索：QuickBooks维护一个审计线索，显示谁输入了哪些交易。清理QuickBooks数据文件的一个几乎隐藏的效果涉及审计跟踪。如果清理公司文件并指出公司文件应该被压缩，QuickBooks会在“删除已关闭的事务之前或之前”日期之前清除审计跟踪。换句话说，在QuickBooks删除旧的已关闭事务的时间段内，它也会删除这些事务的审计跟踪。
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压缩文件过程通常意味着创建QuickBooks数据文件的副本，您将其保存并放在某个位置，然后创建工作公司文件的缩小版本。但是，用于压缩QuickBooks公司文件的命令也允许您创建几乎为空的公司文件。大多数人不需要使用这个选项。只有一类QuickBooks用户可能想要创建几乎空的公司文件：注册会计师和顾问（希望将公司文件重用到其他业务单位或客户端）可能希望使用此命令来创建具有许多公司数据文件已经建立了名单。
