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会计数据通常是机密信息。您的QuickBooks数据显示您在银行拥有多少钱，债权人欠了什么，以及贵公司生产多少（或多少）利润。由于这些信息是私密的，您在管理QuickBooks会计系统时首先要考虑的是保持数据的机密性。
您有两种补充方法可以使您的QuickBooks数据保密。维护机密性的第一种方法依赖于Microsoft Windows中内置的安全功能。另一种方法依赖QuickBooks的安全功能。
<！ - 1 - >使用Windows安全性
可以使用Microsoft Windows 7或8，Windows Vista或Windows XP提供的安全性来限制对文件（程序文件或数据文件）的访问，到特定用户。这意味着您可以使用Windows级别的安全性来说明谁可以或不可以使用QuickBooks程序或访问QuickBooks数据文件。
如果您已经使用Windows级别的安全性，则您（或您办公室的某个人）知道如何使用该工具来防止未经授权访问（或使用）程序文件和数据文件。要为QuickBooks使用Windows级安全性，只需将现有常规知识应用于QuickBooks程序文件或QuickBooks数据文件即可。
<！ - 2 - >如果您还没有使用Windows级别的安全性，则不需要花费学习Windows复杂安全系统的麻烦。您可以使用更简单的QuickBooks安全性。
使用QuickBooks安全性
您可以通过将密码分配给QuickBooks公司数据文件来保护QuickBooks数据的机密性。您可以在QuickBooks安装过程中执行此操作。
您也可以通过选择公司→设置用户和密码→更改密码命令来设置密码。当您选择此命令时，QuickBooks显示更改QuickBooks密码对话框。
要设置密码，只需在“新密码”文本框和“确认新密码”文本框中输入相同的密码即可。请注意，您的密码与用户名Admin（代表管理员）相关联。
如果您还没有设置密码，则没有旧密码，因此您将看不到旧密码文本框。如果您使用管理员密码，则还必须提供质询问题和答案。 （如果您忘记了管理员密码，这将让您恢复您的QuickBooks文件的访问权限。）
显然，你想设置你的密码，以便没有人（甚至不是电脑）可以猜到它。这意味着你的密码不应该是一个字典中的单词。您的密码也不应该是一个数字。而你的密码尤其不应该是一个同事可以很容易理解的单词，短语或名字。
最好的密码（从安全的角度来看）是字母和数字的无意义的组合，如f34t5s或s3df43x2。
设置密码后，应定期更改密码。要更改密码，还可以选择公司→设置用户和密码→更改密码命令。 QuickBooks再次显示更改QuickBooks密码对话框。
这次，您必须在更改密码文本框中输入旧密码。然后，您需要在新密码文本框和确认新密码文本框中输入新密码。
QuickBooks在打开公司数据文件之前需要用户名和密码。例如，如果您为公司数据文件分配密码，则每当QuickBooks启动时，都会显示“QuickBooks登录”对话框，您可以在其中输入用户名和密码，然后单击“确定”。 QuickBooks打开数据文件。如果您不能提供密码，QuickBooks不会打开数据文件。
