如何使用Outlook 2013分类功能 - 虚拟人员

Outlook中的“类别”功能旨在帮助你从可以等待的事情中说出紧迫的事情。收集好的信息有很多价值。但是，如果无法快速处理哪些项目重要，哪些项目不重要，则无法从联系人列表或任务列表中挤出全部值。

在Outlook 2013中分配类别

首次设置Outlook时，可以通过单击“主页”选项卡上的“分类”按钮来查找可用类别。 Categorize（分类）按钮看起来像一个小而多彩的井字棋广场。其他几个Outlook模块也显示Categorize按钮;无论你在哪里找到它，它都会做同样的工作。

<！点击Categorize按钮打开一个（惊喜！）类别列表，每个类别都以一种颜色命名。如果你只是想从默认的颜色编码你的项目，这个过程是非常简单的。

按照以下步骤为项目分配一个类别：

单击要分类的项目。

1. 项目高亮显示。

   点击分类按钮，然后从列表中选择。

2. 项目中出现一个彩色块，用于指示您选择了哪个类别。

   您可以为每个项目分配多个类别，但是在项目上放置太多可能会比根本不分配任何类别更困惑。

在Outlook中重命名类别

如果喜欢，可以记住每个Outlook类别的颜色，但将类别重命名为特定颜色可能更容易：

单击“分类”按钮，然后选择“所有类别”。

1. 出现颜色类别对话框。

   点击要重命名的类别。

2. 您选择的类别突出显示。点击重命名。

   您选择的类别被一个方框包围，以显示您可以对其进行编辑。键入要分配给该类别的新名称。

3. 您键入的名称会出现在旧名称的位置。点击确定。 <颜色分类>对话框关闭。

   如果您更改已分配给某些Outlook项目的类别的名称，该类别名称会自动在这些项目上更改。

4. 更改Outlook中的类别颜色

   您可以更改类别的颜色及其名称。指定令人难忘的颜色可以为您的工作进展提供重要线索，或者保持与当前项目的紧密结合。

5. 按照以下步骤更改类别的颜色：

   单击“分类”按钮，然后选择“所有类别”。

出现颜色类别对话框。

点击要分配新颜色的类别。

您选择的类别突出显示。

点击颜色按钮。

1. 出现一个下拉框，显示您可以选择的颜色。

   点击你想分配的颜色。

2. 您选择的颜色代替旧的颜色。点击确定。 <颜色分类>对话框关闭。

   您可以选择无并创建一个无色类别。这有点单调，但是如果它符合你的心情，就去做吧。创建无色类别的一个可能的原因是Outlook仅提供25种颜色，并且可能有超过25个类别。但是经过25个类别之后，可以考虑减少类别的数量以减少混淆。

3. 在Outlook中指定类别快捷键

   您可以为每个类别指定一个快捷键，以便您在不触摸鼠标的情况下指定类别。当你想放大整个电子邮件或任务的屏幕，并将所有内容设置为某种顺序时，这非常方便。

4. 要将快捷键分配给某个类别，请执行以下步骤：

   单击“分类”按钮并选择“所有类别”。

5. 出现颜色类别对话框。

   点击您要为其分配快捷键的类别。

您选择的类别突出显示，表示您选择了该类别。

点击快捷键菜单。

出现快捷键列表。

点击你想分配的快捷键。

1. 您选择的快捷键的名称出现在类别的右侧。点击确定。

   不能将多个快捷键分配给一个类别;这会令人困惑。但是，您可以将多个类别分配给一个项目。