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视频: 【Stata小课堂】第28讲：数据整理3：数据整理及导出 2024
假设您稍后要导入数据，从这些外部源获取Excel数据的第一步是先使用另一个应用程序 - 例如会计程序 - 将待分析的数据导出到文件。
您有两种可用于从另一个应用程序导出数据的基本方法：直接导出和导出到文本文件。
直接导出
<！ --1 - >直接导出在许多会计程序中可用，因为会计师喜欢使用Excel来分析数据。例如，世界上最流行的小企业会计程序是Intuit的QuickBooks。在QuickBooks中生成会计报表时，报表文档窗口包含一个标有 Excel 或 导出 的按钮。单击此按钮，QuickBooks显示发送报告到Excel对话框。
<！发送报告到Excel对话框提供单选按钮，用于指示是否要将报告发送到逗号分隔值文件，新的Excel电子表格或现有的Excel电子表格。
要将报告（
导出 ）发送到现有的Excel电子表格，您需要通过在提供的文本框中输入工作簿路径名和文件名来识别该工作簿。或者，单击“浏览”按钮，然后使用出现的“打开Microsoft Excel文件”对话框（未显示）标识文件夹和工作簿文件。
您可以看到QuickBooks报告直接导出到Excel后的外观。
很明显，您可能不想从QuickBooks导出。例如，您可以直接从数据库程序（如Microsoft Access）导出数据。
但是您需要知道的关键是存储和收集数据的应用程序通常为您提供将信息导出到Excel的便捷方式。可以预见的是，一些应用程序的工作方式是不同的，但通常只需点击标有
Excel 的按钮或者选择一个标有 导出 或 导出为Excel的命令。 因此，从其他程序导出数据时，首先要进行一些挖掘和研究，以查看是否有方法将数据自动导出到Excel。如果您使用联机帮助系统，这个事实调查不应该花费太多时间。通过并包括Access 2003的Microsoft Access的版本包括文件菜单上的导出命令，Access 2007及更高版本的Microsoft Office菜单上包含导出命令。选择“导出”命令将Access表，报表或查询导出到Excel。只需选择适当的命令，然后使用Access显示的对话框来指定导出信息的放置位置。
导出到文本文件
如果您需要首先将数据导出到文本文件，因为其他应用程序不会自动将数据导出到Excel工作簿，则需要花费更多的精力。幸运的是，这个过程仍然非常简单。
处理不会自动创建Excel工作簿的应用程序时，只需创建一个文本版本的报告，以显示要分析的数据。
诀窍是您将报告发送到文本文件，而不是将此报告发送到打印机。这样，报告将以文本形式存储在磁盘上，而不是打印出来。之后，Excel可以轻松导入这些文本文件。
看看这个过程在QuickBooks中如何工作，更具体地说明了这个过程。假设你确实想打印出售的物品清单。第一步是产生一个显示这个列表的报告。在QuickBooks中，您通过从“报告”菜单中选择相应的命令来生成此报告。
下一步是将此报告打印到文本文件。在QuickBooks中，单击“打印”按钮或选择“文件”→“打印报告”。使用任一种方法，QuickBooks都会显示“打印报告”对话框。
请注意“设置”选项卡顶部附近显示的“打印到”单选按钮。 QuickBooks与许多其他程序一样，可以让您将报告打印到打印机或文件中。
如果您想稍后导入报告中的信息，则应将报告打印到文件中。在QuickBooks的情况下，这意味着您选择文件单选按钮。
您需要做的另一件事情 - 如果您有选择的话 - 就是使用分隔符。文件下拉列表显示为QuickBooks将打印的文件的类型。通常，应用程序可以让您打印分隔文本文件。
分隔文本文件
使用标准字符（称为
分隔符， ）来分隔报表中的信息字段。您仍然可以导入直接的ASCII文本文件，但导入分隔文本文件更容易。因此，如果您的其他程序为您提供了创建分隔文本文件的选项，请执行此操作。在QuickBooks中，您可以创建逗号分隔的文件和制表符分隔的文件。 在QuickBooks中，通过从“打印报告”对话框的“文件”下拉列表中选择“逗号分隔文件”或“制表符分隔文件”，指示您需要分隔文本文件。 要将报告打印为文件，只需单击“打印报告”对话框的“打印”按钮。通常，应用程序会提示您输入路径名。
路径名
包括文本文件的驱动器和文件夹位置以及文件的名称。您提供此信息，然后应用程序生成文本文件。
