如何凝结您的QuickBooks 2014数据文件 - 傻瓜

QuickBooks Condense命令创建QuickBooks数据文件的永久副本。 （此副本称为文件的档案副本。）公司文件的档案副本相当于公司文件的特定时间点的快照。

如果有人以后有一个问题 - 可能是您的会计师，联邦或州审计员 - 您可以使用数据文件的档案副本来显示公司文件在特定时间点的样子。

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在了解归档的基础之后，这个过程非常简单。要浓缩QuickBooks公司文件，请按照下列步骤操作：<1>选择文件→实用程序→浓缩数据命令。 QuickBooks显示第一个“浓缩数据”对话框。 2选择特定日期前的交易单选按钮。

这个选项告诉QuickBooks你需要做两件事：创建QuickBooks数据文件的存档副本，并删除工作公司文件，使其不那么大。如果您在步骤3中选择删除事务，QuickBooks会通过删除旧的已关闭事务来减小公司数据文件的工作版本的大小。

3指定日期前的移除事务。

要指定应该删除封闭交易的日期，请在日期框中输入日期。例如，如果要在2010年12月31日之前通过删除事务来压缩文件，请在日期框中输入1/1/2011。

但是，请注意，关于删除一堆关闭的事务，您不需要感到强制。只有当您的QuickBooks公司文件变得太大时才删除已关闭的事务。您可以轻松使用25MB，50MB或甚至100MB（兆字节）的QuickBooks公司文件。

虽然通常情况下，您通过删除旧的已关闭的事务来压缩QuickBooks文件，但Condense命令也会创建不带事​​务的文件。要创建一个包含列表和首选项但不包含事务的文件，请单击“所有事务”单选按钮。顺便说一下，您可以使用“所有交易”选项来构建一个可以重复使用的近乎空白的文件（例如用于培训）。当您完成指定QuickBooks应删除哪些交易时，请单击下一步。

QuickBooks显示第二个“浓缩数据”对话框。 5指定应如何浓缩库存交易，然后单击下一步。

如果您的QuickBooks文件包含库存交易，则QuickBooks建议您删除旧的库存交易。当QuickBooks显示第二个“浓缩数据”对话框时，可以通过选择Summarize Inventory Transactions选项按钮来指示QuickBooks执行此操作。 （如果您不想删除旧的交易，请选择保留库存交易详细信息按钮。）

当您单击下一步时，您将继续到第三个“凝结数据”对话框（未显示），询问哪些交易应被视为关闭。 <6>指定应删除哪些事务，然后单击下一步。

QuickBooks要求提供更多有关应该删除的封闭或旧的事务的详细信息。您可以选中复选框来指示是否删除日期之前的交易即使未清除，标记为“要打印”，标记为“要发送”等。

当您单击下一步时，您将转到第四个“浓缩数据”对话框。 <7>指定应该发生的任何列表清理，然后单击下一步。

使用第四个“冷凝数据”对话框告诉QuickBooks除了删除旧的已关闭的事务之外，还应该清除一些列表。您可以选择“凝缩数据”对话框上的复选框，以指示QuickBooks删除未使用的帐户，未使用的客户，未使用的供应商等等。

通过清除未使用的列表项来清理列表，不仅可以减小公司文件的大小，还可以使人们更容易地使用列表。

当您单击下一步时，QuickBooks显示浓缩数据对话框的第五页。 8确认您的冷凝和归档操作。

描述了如何将QuickBooks存档并压缩公司文件后，QuickBooks将显示第五个“浓缩数据”对话框。该对话框告诉您，存档过程以QuickBooks制作数据文件的副本开始，并且冷凝操作可能需要几分钟甚至几个小时才能完成。 9点击开始浓缩。 QuickBooks开始浓缩数据文件的过程。提示时，请备份数据文件。

在浓缩过程开始时，QuickBooks会提示您备份QuickBooks公司文件。备份QuickBooks公司文件作为浓缩操作的一部分，与任何其他时间备份QuickBooks公司文件相同。

备份QuickBooks公司文件后，QuickBooks会保存公司文件的归档副本，然后按照说明清理公司文件的工作版本。同样，如前面的步骤所述，清理过程可能只需要几分钟，如果您的文件非常大，则可能需要几个小时。