QuickBooks 2012 Condense命令创建QuickBooks数据文件的永久副本，称为存档副本。公司文件的档案副本相当于在特定时间点存在的公司文件的快照。
如果有人后来有一个问题 - 可能是您的会计师，联邦或州审计员 - 您可以使用数据文件的档案副本来显示公司文件在特定时间点的样子
<！ --1 - >在了解了存档的基础之后，就非常简单了。要浓缩QuickBooks公司文件，请按照下列步骤操作：
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选择文件→实用程序→浓缩数据命令。
QuickBooks显示第一个“浓缩数据”对话框，如下图所示。
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选择特定日期前的交易单选按钮。
这个选项告诉QuickBooks你要做两件事：创建一个QuickBooks数据文件的存档副本，并缩小工作公司文件的大小，使其不那么大。如果您在步骤3中选择删除事务，QuickBooks会通过删除旧的已关闭事务来减小公司数据文件的工作版本的大小。
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指定去除日期前的事务。
要指定应该删除封闭交易的日期，请在提供的日期框中输入日期。例如，如果您想在2009年12月31日之前通过删除交易来压缩文件，请在日期框中输入 12/31/2009 。
但是，请注意，关于删除一堆关闭的事务，您不需要感到强迫。只有当您的QuickBooks公司文件变得太大时才删除已关闭的事务。您可以轻松使用大小为25,50或甚至100MB（兆字节）的QuickBooks公司文件。
当您完成指定QuickBooks应删除哪些交易时，单击下一步。 QuickBooks显示第二个“浓缩数据”对话框，如下图所示。
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指定如何以及如果QuickBooks应汇总它将删除的交易。
使用第二个“浓缩数据”对话框来指示QuickBooks应如何汇总将要除去的交易。您可以让QuickBooks使用单个日记帐分录或每月日记帐分录汇总交易 - 您可以通过制作相应的选项按钮来进行选择。或者，您可以选择“不要创建摘要”选项按钮来指示您不希望QuickBooks创建摘要日记帐分录来替换它删除的事务。完成后单击下一步。 QuickBooks显示第三个“凝聚数据”对话框（未显示），询问库存事务如何被压缩。
指定库存交易应该如何进行压缩。
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如果您的QuickBooks文件包含库存交易，则QuickBooks建议您删除旧的库存交易。当QuickBooks显示第三个“浓缩数据”对话框时，可以通过选择“删除库存事务”选项按钮来指示QuickBooks执行此操作。单击“下一步”继续至第四个“凝聚数据”对话框（未显示），该对话框会询问哪些事务应被视为关闭。
指定哪些交易应被视为关闭。
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当您单击“下一步”时，将移动到询问库存事务的“密集数据”对话框，QuickBooks会询问有关应该删除的“已关闭”或“已过时”事务的详细信息。
选中复选框，指出是否删除日期之前的交易即使未清除，标记为“要打印”，标记为“要发送”等。然后，您单击下一步移到第五个“浓度数据”对话框。
指定应该发生的任何列表清理。
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使用第四个“凝聚数据”对话框来告诉QuickBooks它也应该清除一些列表。您可以在“凝聚数据”对话框中选中复选框，通过删除未使用的列表项来清理您的列表，您不仅可以减小公司文件的大小，还可以使人们更轻松地处理列表。
点击下一步。
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QuickBooks显示“凝聚数据”对话框的第五页，如下图所示。
确认您的冷凝和归档操作。
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描述了如何将QuickBooks存档并压缩公司文件后，QuickBooks将显示第五个“浓缩数据”对话框。此对话框会要求您确认是否决定归档并压缩数据文件。使用此对话框来确认您要存档和压缩数据的事实。
点击开始浓缩。 QuickBooks开始浓缩数据文件的过程。提示时备份数据文件。
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在浓缩过程开始时，QuickBooks会提示您备份QuickBooks公司文件。备份QuickBooks公司文件作为浓缩操作的一部分，与任何其他时间备份QuickBooks公司文件相同。
备份QuickBooks公司文件后，QuickBooks会保存公司文件的归档副本，然后按照说明清理公司文件的工作版本。同样，正如前面的步骤所述，清理过程可能只需要几分钟，如果文件很大，可能需要几个小时。
