如果有多个人使用QuickBooks，则需要设置其他用户。要在QuickBooks企业解决方案中添加用户，请执行以下步骤：
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选择公司→用户→设置用户和角色命令。
QuickBooks显示“用户和角色”对话框。 “用户和角色”对话框标识QuickBooks访问的用户以及使用QuickBooks时QuickBooks可以填充的角色。显示在对话框的用户列表选项卡上的用户列表还标识当前登录到系统的用户。
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通过单击“新建”按钮，告诉QuickBooks您想要添加用户。
当您单击此按钮时，QuickBooks显示新建用户对话框。识别用户并提供密码。
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您需要为每个用户设置一个用户名。您可以通过在用户名框中输入一个简短的名字（可能是用户的名字）来完成此操作。识别用户后，在“密码”文本框和“确认密码”文本框中输入用户密码。
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使用“可用角色”列表框选择用户填充的角色（或职责）。然后通过单击添加按钮将所选角色添加到用户的分配角色列表中。要从用户中删除角色，请在“指定的角色”列表框中选择角色，然后单击“删除”。
“新建用户”对话框底部的“说明”框更详细地描述了角色，包括通常可能分配了所选角色的QuickBooks用户的类型。
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您可以微调您（通过QuickBooks的帮助）分配的角色。为此，请选择“用户和角色”对话框的“角色”选项卡，单击要更改的角色，然后单击“编辑”按钮。
当QuickBooks显示“编辑角色”对话框时，请在区域和活动列表中选择一个会计活动或区域，然后使用区域访问级别按钮指定具有所选角色的用户可以执行的操作。您可以通过选择无单选按钮来指示用户应该无权访问。
您可以通过选择完整单选按钮来指示用户应该具有完全访问权限。如果用户应具有部分访问权限，则选择“部分”按钮，然后检查或清除（如适用）“创建”，“修改”，“删除”，“打印”和“查看平衡”框。单击确定保存角色的任何更改并返回到用户和角色对话框。
您可以通过在“区域”和“活动”列表中选择其中一个条目来查看最初访问哪个角色。 QuickBooks使用区域访问级别按钮和框来显示角色的当前设置。
一般来说，当涉及会计控制时，您希望提供最小的访问量。如果某人不需要访问QuickBooks数据文件以执行日常工作，则应选择“无”按钮。
如果有人需要一点点访问权限 - 也许准备工作估计或发票 - 你只给了这个访问权限，没有其他的东西。
您的员工或分包商或会计师在您的会计系统中施加的能力越多，则某人可能无意中或故意将错误引入系统的风险就越大。而且，你提供的权利和访问权越大，你就越容易让别人偷你。
（可选）查看您的用户权限。
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建立用户后，您应该（只是要小心）检查您给用户的权限。为此，请单击“用户和角色”对话框的“用户列表”选项卡，选择用户，然后单击“查看权限”按钮。
当QuickBooks显示“查看权限”对话框时，请选择用户，然后单击“显示”按钮以查看“查看权限”窗口，其中显示了用户可以执行的操作和不能执行操作的非常详细的列表。
（可选）查看您的角色修改。
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如果您更改了某个角色的权限，则可能还需要查看这些更改。为此，请单击“用户和角色”对话框的“角色列表”选项卡，选择角色，然后单击“查看权限”按钮。 QuickBooks显示另一版本的查看权限对话框，列出您和QuickBooks设置的角色。
选择要查看的角色，然后单击查看权限按钮。 QuickBooks显示另一个版本的“查看权限”窗口，其中包含角色可以和不可以执行的操作的详细列表。
完成审查用户和角色权限后，单击“关闭”关闭所有打开的窗口，然后单击“取消”或“关闭”按钮关闭所有打开的对话框。从这一点开始，新用户可以使用QuickBooks;但是，他或她的权利仅限于您指定的内容。会计师通常希望看到特定用户拥有的权利。如果您的注册会计师作为年度结算的一部分进行审计，情况尤其如此。 （例如，如果银行需要经过审计的财务报表，则可能会对您进行审计。）
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QuickBooks的“查看权限”窗口是在线查看此数据的一种方式，如果您想打印权限信息的副本，要做的是点击窗口的打印按钮。
