存档Outlook文件夹 - 傻瓜

在某些情况下，Outlook会将超过六个月的电子邮件，任务和约会放入存档文件夹 - Outlook认为过时或不值得保留的项目的特殊文件夹。 Outlook呼叫将这些项目发送到存档文件夹 自动存档。尽管如此，档案不会永久丢失。您可以通过打开文件夹列表上的存档文件夹及其子文件夹来访问它们。当您第一次存档项目时，Outlook会自动创建存档文件夹及其子文件夹。 <！ - 1 - >

您可以决定如何以及何时Outlook归档项目。要归档项目，您需要建立一个适用于所有文件夹的默认归档规则集，并且如果文件夹需要单独关注（也就是说，您不希望它受制于默认归档规则），则可以为此设置特殊规则夹。每个文件夹可以有自己的归档规则集或受制于默认规则。

<！要告诉Outlook如何存档旧东西，首先显示“自动存档”对话框：

建立默认存档规则：

选择工具 - >选项，然后在选项对话框中，选择其他选项卡。点击自动存档按钮。

• 为特定文件夹建立规则： 右键单击该文件夹并选择属性或显示文件夹，然后选择文件 - >文件夹 - >文件夹名称的属性。然后，在“属性”对话框中，选择“自动存档”选项卡。 （由于没有日期连接到“联系人”文件夹中的项目，因此无法自动存档名称和地址。）
• <！协商这些选项以建立默认存档规则： 运行自动存档每个：

输入一个数字来告诉Outlook多久存档一次。

在归档运行前提示：

• 如果选中此复选框，则会在归档开始之前看到一个消息框，如果需要，可以通过在消息框中选择否来拒绝归档。 删除过期的项目（仅限电子邮件文件夹）：
• 选中此复选框以在期限到期时删除所有电子邮件。 存档或删除旧项目：
• 如果您不想存档项目，请取消选择此选项。 在文件夹列表中显示存档文件夹：
• 如果要将存档文件夹保留在文件夹列表中，请选择此选项。该文件夹包含已归档的项目。 清理老的项目：
• 选择一个截止时间段，之后对项目进行归档。 将旧项目移动到：
• 如果要将存档文件存储在某个位置，请单击“浏览”按钮并选择一个文件夹。 永久删除旧项目：
• 如果您想要删除而不是归档旧项目，请选择此选项。 选择以下选项来为特定文件夹建立存档规则：
• 不要存档此文件夹中的项目： 如果文件夹中的项目不值得归档，请选择此选项。

使用默认设置存档此文件夹中的项目：

• 选择此选项以推迟文件夹的默认存档规则。 使用以下设置存档此文件夹：
• 选择此选项可为文件夹建立存档规则。 清除小于：
• 的项目选择一个截止时间段，之后将文件中的项目存档。 将旧项目移动到：
• 如果要将已存档项目存储在特定位置，请单击“浏览”按钮并选择一个文件夹。 永久删除旧项目：
• 如果您想删除此文件夹中的项目而不是归档，请选择此选项。 定期
• 压缩 存储Outlook数据的文件，以缩小文件并在硬盘上占用更多空间。要压缩Outlook数据文件，请按照下列步骤操作：

1。选择文件 - >数据文件管理。 2。在Outlook数据文件对话框中选择个人文件夹。 3。点击设置按钮。出现一个个人文件夹对话框。

4。选择立即压缩按钮。

压缩Outlook文件可能需要一段时间，如果文件塞满了数据。