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作者：Alison Barrows，Joseph C. Stockman，Allen G. Taylor

Access 2013使管理数据变得简单，一个具有关系数据库功能的可视界面。了解如何将数据组织到表格中，设计表格和报告以编辑和显示信息，并创建查询来选择和合并信息。接下来的步骤是编写宏和Visual Basic for Applications（VBA）脚本以使数据库变得更加智能，并使用SharePoint将数据发布到Web上。

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在Access 2013中设计关系数据库

使用Access 2013等数据库程序时，不能只是开始输入数据。相反，您需要创建一个关系数据库设计，将您的信息划分为一个或多个表格，每个表格都由字段（就像电子表格中的列）组成。表通过关系连接进行连接，其中一个表中的字段与另一个表中的字段匹配（关联）。总体思路如下：

识别您的数据。

列出可能的字段（信息片断），包括文本，数字，日期，真/假以及其他类型的数据。消除冗余字段。
不要在同一个地方存储相同的信息。如果您可以从另一个字段计算一个字段，则只存储一个。（例如，存储生日或年龄，但不能同时存在）

将字段组织到表中。
根据他们描述的内容分组你的字段，以便每个组成一个表。一个商店的订单录入数据库可能有一个客户表，一个产品，一个订单。
添加代码和缩写的表格。
计划包括州名和双字母代码表，以及您计划在数据库中使用的每个其他代码或缩写的表格。您将使用这些表创建输入记录时可以选择的值的下拉菜单。

为每个表选择一个主键。
主键是唯一标识表中每条记录的字段。您可以通过使用自动编号字段告诉访问分配一个唯一的ID号给每个记录。

链接表格。
查看哪些表包含与其他表中的字段匹配的字段。在订单录入数据库中，订单表必须包含一个标识放置订单的客户的字段 - 一个与Customers表中的主键字段相匹配的字段。大多数关系是

一对多，，其中一个表中的一个记录可以匹配另一个表中的多个（或不包含）记录。在Access 2013中选择字段类型的技巧

在Access 2013中设计数据库时，您将决定每个字段的类型。 Access提供了12个字段类型供您选择。选择最适合描述您要在该字段中存储的数据的字段类型，该字段适用于使用该字段所需的分析类型。以下是何时使用哪种类型的字段的提示。

字段类型

保存的内容	短文
最多包含255个字符的文本（包括空格和	标点符号）。如果电话号码，邮政编码和其他邮政编码看起来像数字一样，请使用“文本”字段而不是“数字”字段。长文本文本最多65,536个字符。长文本字段可以包含
富文本（格式化文本），并且可以将其设置为只附加	，以便可以累积文本记录，而不允许用户删除已经存在的内容。数字只有数字。您可以在号码前使用+或 - ，如以及小数点。如果您打算使用字段进行数学运算，请使用
数字或货币字段。	货币带有货币符号的数字（$，&日元;等等）。
自动编号	每个记录唯一且由Access分配的编号，从1开始添加记录。对于大多数表，使用自动编号字段作为主键
字段。	日期/时间日期，时间或两者。超链接
格式化为超链接的文本字符串。（如果您点击链接，	会将您带到页面。）如果网络上有
相关信息，则此字段类型尤其有用。	是或否是或否（特定条件是或不是在效果中） - 或其他双字集，例如True / False，On / Off，
和男性/女性。如果要将	字段显示为表单上的复选框，请使用“是/否”字段。附件在一个“附件”字段中存储一个或多个完整文件 - 图片，声音，文字文档，甚至视频。
计算	用公式创建的数据。当计算值将用于许多查询，表单和
报表时，使用计算字段。	Handy Access 2013键盘快捷键有些人宁愿使用键盘而不使用鼠标，而Access 2013则为这些人提供了大量键盘快捷键。以下键盘快捷键在Access 2013中特别有用。某些按键可在Access 2013中的任何位置使用;正如所指出的，其他人只能在具体的观点上工组合键

动作

显示帮助窗口	Ctrl + F1
隐藏或显示功能区	F5
转到记录号键入	F6
将焦点移动到窗口的另一个区域	F7
检查选定对象中的拼写	F11
隐藏或显示导航窗格	删除 >删除所选对象
Alt + Enter	在设计视图中，显示所选
对象的属性	Ctrl + C
将选定文本或对象复制到剪贴板	Ctrl + F 在打开的表格，
查询或表格	中查找文本（可以选择替换它）Ctrl + N
启动一个新数据库	Ctrl + O 打开数据库
Ctrl + P	打印所选对象
Ctrl + S	保存所选对象
Ctrl + V	将剪贴板的内容粘贴到活动窗口
Ctrl + X	删除选定的文本或对象并将其保存在
剪贴板中	Ctrl + Z
取消上一个可撤消的操作1-时间	的最爱！）控制+;
键入今天的日期	Ctrl +“ 复制上一个
记录	中相同字段的输入。Esc
取消输入的内容。	Access 2013的秘密数据库设计以下是数据库设计的五大诫命，无论您是使用Access 2013还是其他数据库程序。精心设计的数据库使维护数据变得更容易。存储信息所在的位置，而不是它出现的地方。在哪里存储信息与它出现的地方无关。在电子表格中，输入打印电子表格时希望显示的信息，但数据库的工作方式不同。在数据库中，根据信息的结构将信息存储在表中。一条信息可能会出现在许多报告中，但是您只能将其存储在一个表中的一个字段中。
存储信息，因为它确实存在，而不是您希望它显示在特定的报告中。	这条规则是第一条规则的必然结果。如果您希望书名在您的采购订单中以大写（大写）字母出现，则Access可以为您使用标题大写。以正确的大写字母存储书名，这样就不会在每个报表上都有大写字母。 Access有很多内置函数可以调整文本，数字和日期的格式。

避免垃圾进入，垃圾（GIGO）。

如果你不打算为你的数据库创建一个好的，合理的设计 - 而且如果你不小心输入正确的，干净的数据 - 你的数据库最终将会充满垃圾。一个设计良好的数据库比一个设计不好的数据库更容易维护，因为每一条信息都只存储一次，在明确命名的表中明确命名的字段中，并且具有适当的验证规则。是的，这听起来像是很多工作，但清理一万个不正确的记录数据库是（赦免轻描淡写），甚至更多的工作。

将您的数据从程序中分离出来。 如果您创建一个要与其他人共享或分发给其他人的数据库，请将所有表存储在一个数据库（后端）中，将所有其他对象存储在另一个数据库（前端）中。那么你可以链接这两个数据库，使一切工作。将表与其他所有表分开，简化了更新查询，表单，报表和其他内容的整个过程，而不会干扰表中的数据。早点经常备份。
好的，这个提示并不是关于设计的，但是忽略这一点非常重要：每天都要备份数据库。幸运的是，您的办公室已经有一个定期（可能是每晚）的备份系统，包括您的数据库。如果没有，请定期制作数据库的备份副本，并在做出任何重大更改之前确定进行备份。保留多个备份，而不仅仅是最近的备份，以防需要一段时间才能发现问题。寻找合适的Access 2013工具来保存垃圾
如果通过表格和表单进入数据库的数据是垃圾，那么对查询和报告所做的任何输出或分析也会给您带来垃圾。幸运的是，Access提供了很多工具来帮助您确保每个领域的数据都是在该领域应该发挥的数据。您可以在表设计视图中找到许多使垃圾无效的工具：数据类型：
使用正确的数据类型可防止输入错误类型的数据。 字段大小：
此属性限制字符数。例如，如果您知道一个字段不能超过四个字符，则将“字段大小”设置为4. 格式：

此属性使数据看起来正确。例如，您可以将文本更改为全部大写或全部小写。

输入掩码：

通过指定可以输入的字符， 输入掩码
限制字段中允许的信息。例如，当您知道数据应该采用的表单时，请使用输入掩码 - 例如，如果订单号有两个字母后跟四位数字。电话号码和邮政编码是输入掩码有用的字段的其他示例。输入掩码与Format字段属性一起使用。默认值：
如果未输入其他值，则此属性定义默认显示的值。默认值出现在字段中，直到输入另一个值。 字段或记录
验证规则： 数据在输入之前必须通过此规则。该属性与“验证文本”属性规则一起使用。必需：此属性指定该字段必须有一个值来保存记录。如果没有输入值，按下Tab或Enter键时，Access不会创建新的记录，并且New Record按钮变灰。
允许零长度： 该属性指定是否允许（例如“”（引号之间没有空格））的零长度条目（仅用于文本，长文本和超链接字段）。零长度字段允许您区分不存在的信息和未知或尚未输入的空值（空白）。当这个选项被设置时，它允许在一个必填字段中使用一个零长度的字符串。你可能想要使用一个输入掩码来使一个零长度的字段看起来不同于一个空值，当两者都是允许的。
已编入索引：当您选择索引一个字段时，可以指定在该字段中不允许有重复的值。这个属性也可以从数据表视图访问;这是功能区数据表选项卡上的复选框。查找字段：
此属性允许用户为存储在另一个字段中的字段选择一个值，从而消除许多拼写错误，并标准化该字段的选项。使用查阅向导来创建一个查阅字段。 在Access 2013中高效地使用Visual Basic应用程序
使用Visual Basic for Applications（VBA）自动执行Access 2013数据库应用程序时，可能会丢失一个空白页面以开始编写代码。你从哪里开始？下面是一些简单的指导原则，可以让你像专业人士一样编写VBA代码：获得帮助。
随时按F1键启动Microsoft Access帮助，在这里您可以看到VBA代码的示例。 使用对象浏览器。使用对象浏览器可以浏览VBA中对象的属性和方法。在Visual Basic编辑器中，选择“查看”，然后选择“对象浏览器”，或者直接按F2。
获得更多帮助。当然，VBA中的内置帮助工具非常棒，但是您也可以使用自己喜欢的浏览器在Internet上搜索编写VBA代码的帮助。你甚至可以找到你可以为自己的项目窃取或借用的例子。处理你的错误。即使是最完美的程序员也不能阻止错误的发生，但是他或者她可以阻止他们使程序停顿。通过On Error Goto和Resume语句使用VBA的内置错误处理来捕获错误并更改程序流程，以便您的应用程序不会让使用它们的人感到沮丧。使用功能和子程序。

使用函数和子程序来处理将由程序的不同区域执行的任务。作为一般规则，如果您发现自己将代码从一个程序的某个区域复制粘贴到另一个区域，则可能需要将该代码置入其自己的过程中。将宏转换为VBA代码。

Access 2013中的宏设计器允许您从预定义任务列表中进行选择以自动执行应用程序。构建一个你想要的宏，然后把这个宏转换成VBA代码，这样你就可以看到它是如何从头开始打字的。

在Access 2013中与其他程序共享数据

Access 2013本身就是一个很好的数据库应用程序，但它也可与其他程序一起使用，从而允许您显示和检索其他几个程序的数据。如果程序支持Visual Basic for Applications（VBA），则可以通过Access进行控制。以下是可以控制和共享数据的应用程序的简要列表：
Microsoft Excel：

许多Excel用户最终都参与了Access，因为他们需要更多的结构来存储他们的数据。其中有些人并没有进入Access，但是Access和Excel之间仍然存在着很强的联系。您可以使用Excel电子表格作为Access中的表格，或者完全控制VBA中的Excel应用程序。
Microsoft SQL Server：

SQL Server与类似于Access的类似 - 至少从表和查询的角度来看。您可以将数据从Access迁移到SQL Server，以在使用大量数据时提高速度和性能。数据在SQL Server中后，您可以构建Access窗体，报表，宏和模块以使用SQL Server中的数据。
Microsoft Word：

大多数使用Access的人也使用Word。无论你是写信还是做任务清单，Word都是你可能习惯的地方。您还可以使用Word作为报告工具，您可以创建书签以放置来自Access的数据，而其他人（可能不熟悉Access的人）可以编辑Word文档中的其他信息。
Microsoft SharePoint：

SharePoint是Microsoft与Web上的数据共享和协作的愿景。从Access 2013开始，您可以与SharePoint服务器共享数据。您甚至可以创建一个自定义Web应用程序，在SharePoint 2013服务器上存储Access表，查询，表单（作为视图）和宏，并允许您或其他人访问Web上的这些表单 - 所有这些都不需要安装Access 2013。
Microsoft Outlook：

Outlook不仅仅是一个电子邮件工具;这也是一个联系人管理系统。您可以与您的Access应用程序共享联系人，日历和任务信息，以便只能在一个地方输入。