您可能已经注意到QuickBooks数据文件的Condense命令。它有什么作用？好问题。 QuickBooks文件浓缩进程有两件事：
- QuickBooks Condense命令创建QuickBooks数据文件的永久副本。 （该副本称为文件的 存档副本 ）。公司文件的存档副本相当于公司文件在特定时间点存在的快照。如果有人后来有一个问题 - 或许是你的会计师，或联邦或州审计员 - 你可以使用数据文件的档案副本来显示公司文件在特定时间点的样子。
- 文件浓缩过程通过汇总使用怪物日记帐分录的许多旧的已关闭，详细的交易来使数据文件更小。
由于这种凝结和存档可能有点混乱，让我们快速总结一下当您压缩QuickBooks公司文件时发生的情况。以下是QuickBooks通常在此过程中执行的操作：
- 保存公司文件的存档副本： 当您压缩QuickBooks公司文件时，QuickBooks会保存该文件的存档副本。
- 删除已关闭的事务： 作为浓缩过程的一部分，QuickBooks使您有机会从QuickBooks公司文件的当前工作版本中删除旧的已关闭事务。请记住，存档会创建QuickBooks公司文件的存档副本。但是，您仍然拥有QuickBooks公司文件的工作版本，并且这是QuickBooks公司文件的当前工作版本，通过删除旧的已关闭事务来清理或缩减。
关闭的 事务是QuickBooks不再需要详细跟踪的事务。一个老客户发票 - 在付款后 - 是一个关闭的交易。写给某个供应商的一张旧支票 - 在银行结清之后 - 是一笔交易。
- 总结已关闭的交易： 由于旧的已关闭的交易已从QuickBooks数据文件中删除，因此通常会为旧的已关闭的交易创建汇总月度日记帐分录，并将这些汇总交易置于当前工作版本QuickBooks数据文件。这些汇总的月度日记帐分录可让您继续编制月度财务报表。尽管存档从2011年1月份开始就消除了所有旧的封闭式交易，但您仍然可以在2017年制作2011年1月份的财务报表。为了生成2011年1月份的月度财务报表，QuickBooks使用汇总月度日记帐分录。
- 清除审计线索： QuickBooks维护一个审计线索，显示谁输入了哪些交易。清理QuickBooks数据文件的一个几乎隐藏的效果涉及审计跟踪。如果清理公司文件并指出公司文件应该被压缩，QuickBooks会在“删除已关闭的事务之前或之前”日期之前清除审计跟踪。换句话说，在QuickBooks删除旧的已关闭事务的时间段内，它也会删除这些事务的审计跟踪。
压缩文件过程通常意味着创建QuickBooks数据文件的副本，您将其放在某个位置，然后创建工作公司文件的缩小版本。但是，用于压缩QuickBooks公司文件的命令也允许您创建几乎为空的公司文件。大多数人从来不需要使用这个选项。
也许只有一类QuickBooks用户可能想要创建几乎空的公司文件：注册会计师和顾问（希望为其他业务单位或客户重复使用公司文件）可能希望使用此命令创建公司数据文件已经建立了许多列表。
