将您的文物归档到Outlook 2003中的归档 - 傻瓜

积累更多的电子邮件消息并不需要很长时间。有些人在阅读时只是删除邮件。其他人则持有旧信息以供参考。

问题是，当您存储大量电子邮件时，Outlook速度变慢。此外，大量的消息管理起来很麻烦。另外，如果您使用公司电子邮件系统，则系统管理员可能不会让您存储超过一定数量的电子邮件，因为它会阻塞系统。

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归档是Outlook中的一项功能，可帮助您存储不需要现在查看的邮件和其他Outlook项目，但以后仍可能需要参考。如果您在工作中使用Exchange网络上的Outlook，则可以通过减少存储在电子邮件系统中的邮件数量，轻松地与系统管理员相处。

即使您现在不想使用存档功能，也可能需要了解其功能。 Outlook有时自动归档项目 - 这可能会看起来像你的Outlook项目正在消失。

如果自动存档功能对您来说看起来可怕而且复杂，请尽量不要担心。微软可能没有使“存档”功能易于辨认。然而，当你掌握它的时候，AutoArchiving可能对你有价值。尽管电子邮件是人们最经常存档的东西，但所有的Outlook项目都可以发送到存档 - 约会，任务等等。人们通常不会将联系人和备注存档，但是如果您愿意的话，您甚至可以将其存档。

设置自动存档

您不需要做任何事情来使Outlook存档您的项目;该程序被设置为自动归档项目。如果您想要了解如何设置Outlook来存档您的旧项目，或者更改Outlook执行此项任务的方式，请按照下列步骤操作：

1。选择工具 - >选项。

出现选项对话框。

2。点击其他标签。显示其他选项页面。

3。点击自动存档按钮。出现“自动存档”对话框。

不要通过自动存档对话框来改变事情 - 至少在你看到已经设置好的东西之前。 “自动存档”对话框通常显示的四个重要消息如下：

Outlook存档项目的频率

Outlook将多少个项目发送到存档

存档的名称和位置文件

• 是否启用自动存档功能
• 当您首次安装Outlook时，程序会自动每隔14天存档一次，并将超过6个月的项目发送到“自动存档”对话框中列出的存档文件。对于大多数人来说，这些设置都很好。有些人喜欢关闭自动存档功能并手动运行存档过程。您可以通过单击“自动存档”对话框顶部标有“每14天运行一次自动存档”的复选框来关闭“自动存档”过程。
• 手动激活存档过程
• 您可以通过从Outlook菜单中选择“文件” - >“存档”并按照提示进行存档。手动运行存档过程的好处是，您可以更好地控制过程;你可以给Outlook一个存档项目的截止日期，比如今年的第一个。您还可以告诉Outlook要归档哪些文件夹以及将归档项目发送到哪里。您甚至可以将不同的Outlook文件夹存档到不同的存档文件。所有这些控制的缺点是可能会犯一个无辜的错误，并将存档的项目发送到您再也找不到的地方。尽量不要更改归档项目发送到的文件的名称或位置，因为很容易失去跟踪的内容，而且Outlook不能提供很多跟踪归档文件的帮助。

查找和查看已归档的项目

有时，自动归档看起来像是魔术。旧的项目被神秘地归档，而你没有采取任何行动。不是那么容易吗？当然 - 直到你突然需要

找到

那些神奇地移动到你的档案中的项目之一。然后你必须确定它去了哪里以及如何再次得到它。

如果您想再次查看已归档的项目，请打开归档文件夹，该文件夹也称为 数据文件。 要打开包含您的存档项目的数据文件，请按照下列步骤操作：

1。选择文件 - >打开 - > Outlook数据文件。 打开Outlook数据文件对话框出现。

2。在“文件名”框中键入要打开的文件的名称。

您输入的名称出现在“文件名”框中。

3。点击OK。

您打开的数据文件的名称以大号字母出现在“文件夹横幅”中。您的文件夹列表也会出现，显示两组文件夹：正常和归档。

很简单，对吗？是的，但虚拟软膏中有一个虚拟的飞行。您可能不知道要打开的存档文件的名称，而且通常不会显示在“创建”或“打开Outlook数据文件”对话框的列表中。

要找到打开的存档文件的名称，请选择文件 - >存档，然后在标有“存档文件”的框中查找。 “小心不要更改”存档文件“框中的任何信息。否则，Outlook可能会开始将您的存档项目发送到别处。在档案文件框中的信息通常是复杂的冒号与冒号和斜杠和各种正常人不记得的东西。

在对话框中捕获长名称的一种方法是复制信息。下面是快进中的样子：单击名称一次，按Tab，按Shift + Tab，按Ctrl + C，然后单击取消。在复制文件名后，您可以按照本文前面给出的步骤进行操作 - 按Ctrl + V将所需名称粘贴到“文件名”框中，然后欣喜地看到，您不必记住长而疯狂的文件名。

关闭存档文件

只要您愿意，您可以将存档文件在Outlook文件夹列表中保持打开状态，但大多数人更喜欢在找到所需内容后将其关闭。关闭任何不必要的数据文件时，Outlook的运行速度会更快一些。

要关闭数据文件，请按照下列步骤操作：

1。打开文件夹列表，右键单击您的存档文件夹的名称。

出现快捷菜单。

2。从快捷菜单中选择关闭文件夹。

您的存档文件夹从文件夹列表中消失。

在Outlook中命名文件夹的方式很奇怪。您可能会发现“个人文件夹”出现在您的文件夹列表中多次。为了使Outlook尽可能快地运行，尽可能多地关闭它们。您的主要文件夹集 - 您每天使用的集 - 将不会关闭，因此您不必担心每天关闭您使用的文件夹。