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当账单进入时，首先要做的就是记录。您可以通过输入账单窗口或应付账款记录来记录账单。如果您打算按费用和项目跟踪账单，则需要使用“输入账单”窗口。
要通过输入帐单对话框记录帐单，请按照下列步骤操作：
1。选择供应商 - >输入账单。
或者，也可以从“导航器”列表中选择“供应商”，然后单击“输入账单”图标。你毫无疑问地注意到，这个窗口的上半部分看起来像是一张支票 - 这是因为你放在这里的大部分信息最终都是由你写的支票来支付的。 （如果您在表单顶部看到Credit而不是Bill，请点击左上角的Bill选项按钮，您也可以使用此屏幕从供应商处输入信用额度。）
<！ --1 - >2。选择您要支付的供应商的名称。
如果您要将此帐单支付给已经在供应商列表中的供应商，只需单击供应商行末尾的向下箭头并选择供应商即可。 （QuickBooks然后自动填充输入账单窗口，尽可能多的信息，但它可以记住）。但如果这个供应商是新的，QuickBooks要求你快速添加或设置一些有关供应商的信息 - 地址，信用额度，付款条件，等等。您在“新供应商”窗口中提供此信息。
如果您选择的供应商有一个或多个空缺的采购订单，QuickBooks将询问您是否要接收采购订单。如果你这样做，请点击“是”，否则点击“否”。如果您选择接收采购订单，则QuickBooks会显示“打开采购订单”对话框。它只是列出您记录的未结订单。当您选择一个或多个采购订单进行收款时，QuickBooks会为您填写这些订单中的项目和金额，您可以根据需要进行修改。
要创建一个采购订单，这只是您从供应商订购的物料记录，请选择供应商 - >创建采购订单。当QuickBooks显示创建采购订单窗口时，请描述您的订单。您打印和编辑采购订单的方式与打印发票和贷记凭证相同。
3。选择描述帐单何时到期的付款条款。
在“条款”行中，打开下拉列表并选择付款条件（如果您在设置供应商时信息尚不存在）。
4。 （可选）输入备忘录来描述帐单。
您可以在备忘录框中输入备忘录。您输入的注释出现在A / P寄存器上。
5。将光标向下移至“费用”选项卡的“帐户”列，并输入费用科目名称。
您可能希望输入账户图表上已有的费用账户的名称。如果是这种情况，请点击向下箭头查看所有帐户的列表。您可能需要向下滚动列表以获取费用帐户（快速向下移动列表的方法是开始输入帐户名称 - 直接进入列表）。点击这张账单所代表的帐户（最有可能的就是用品或类似的东西）。
如果您需要为此帐单创建新的费用科目类别，请从列表顶部选择。您会看到“新建帐户”对话框。填写信息并单击确定。
如果您因为此法案而支付的款项可以在两个，三个或四个费用帐户之间分摊，该怎么办？只需点击刚刚输入的帐户即可。出现向下箭头。点击它可以输入另一个费用账户，另一个，另一个，如果你想。
6。如有必要，请将其转到金额列，然后更改号码。
如果您要在多个帐户中分配此帐单，请确保“金额”列中的数字合计为帐单总额。
7。 （可选）在“备注”栏中输入解释或智慧的单词。
8。 （可选）将费用分配给客户：作业。
如果您计划报销这些费用，或者您只是想按工作跟踪费用，请输入要偿还费用的客户。输入每个帐户的金额，如有必要。您可以使用向下箭头查找客户，然后单击它们。
9。 （可选）将费用分配给一个班级。
您还可以通过在班级列中输入条目来跟踪费用。注意通常的向下箭头，并点击它来查看类的列表。 （除非你已经告诉QuickBooks你想使用类，否则你不会看到一个Class列。）
如果你想让QuickBooks按类来跟踪开销，你可以这样做。要设置QuickBooks来跟踪费用，请选择编辑 - >首选项。当QuickBooks显示“首选项”对话框时，单击“会计”图标，单击“公司首选项”选项卡，然后标记“使用类别跟踪”复选框。
如果需要，请单击重新计算按钮以总计费用。
10。使用“项目”选项卡记录帐单所代表的各项。
点击项目标签。输入您购买的物品以及您为其支付的价格。
如果您在部分填写帐单后确认帐单确实支付了采购订单，请单击“输入帐单”窗口的“项目”选项卡上显示的“选择PO”按钮。
从供应商下拉列表中，单击向您发送账单的供应商的名称。在未清采购订单列表中，点击左侧栏中的支票旁边的支票（或多个订单）。够简单吗？完成后单击“确定”，QuickBooks会自动填写“项目”选项卡。
11。移至“项目”栏并输入项目的名称。
注意本专栏中的向下箭头。点击它可以看到物品列表。您要支付的物品是否出现在此列表中？如果是，请点击该项目。如果没有，请从列表顶部选择并填写新建项目窗口。
12。填写项目选项卡上其余的项目行。
您可以在此处输入您要购买的所有商品。确保“项目”选项卡准确显示您要购买的项目，成本和数量。如果您想要，请单击“重新计算”按钮以累计项目。
13。保存账单。
点击保存并新建保存账单记录，然后输入另一个账单。或点击保存并关闭记录您的账单，但不支付另一个账单。
