QuickBooks Pro和Premier在多用户环境中 - 傻瓜

您不仅限于使用一个密码来控制对QuickBooks数据文件的访问。要在QuickBooks Pro和QuickBooks Premier中设置其他用户，请按以下步骤操作：

1选择公司→设置用户和密码→设置用户命令。

QuickBooks显示“用户列表”对话框，该对话框标识已设置QuickBooks访问权的用户以及当前登录系统的用户。

<！ 2单击“添加用户”按钮，单击要添加用户的QuickBooks。

QuickBooks显示第一个“设置用户密码和访问”对话框。 <3>识别用户并提供密码。

通过在“用户名”框中输入一个简短的名称（可能是用户的名字），为每个要为其设置密码的用户提供一个用户名。识别用户后，在“密码”文本框和“确认密码”文本框中输入用户密码。

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4单击下一步继续，然后指出是否要限制新用户的访问。

当QuickBooks显示第二个“设置用户密码和访问”对话框时，指出是否要限制用户的访问权限。如果您想限制访问权限（权限只是用户可以执行的操作），请选择QuickBooks选定区域单选按钮。

如果您希望用户能够执行任何操作，请选择QuickBooks的所有区域单选按钮。如果您指出新用户应该有权访问QuickBooks的所有区域，则您已完成设置用户密码。您可以跳过其余的步骤。 5单击下一步继续，然后描述对销售和应收帐款信息和任务的访问。

完成步骤4后，QuickBooks将显示第三个“设置用户密码和访问”对话框。这是一系列对话框中的第一个，这些对话框引导您进行访问，询问每个用户应该访问哪个区域的具体问题。

例如，关于销售活动，QuickBooks询问有关交易（如发票，贷记凭证和应收账款信息）的访问权限。您可以通过选择无访问单选按钮来指示用户应该无权访问。

您可以通过选择完全访问单选按钮来指示用户应具有完全访问权限。如果用户应具有部分访问权限，则选择“选择性访问”单选按钮，然后选择一个“选择性访问”子按钮：创建仅限事务，创建和打印事务或创建事务和创建报告。 6单击下一步，然后描述采购和应付账款权利。

通过单击“下一步”完成步骤5后，QuickBooks将显示第四个“设置用户密码和访问”对话框，该对话框允许您指定新用户在采购和应付帐款区域中的访问权限。您可以选择无访问单选按钮。您可以选择完全访问单选按钮。

或者，您可以通过选择选择性访问单选按钮和其中一个选择性访问子按钮来选择一些中间地带。适用于采购和应付账款区域的相同设置权限和访问规则适用于销售和应收账款区域。 7单击下一步，然后描述剩余的用户权限和访问权限。

当您单击每个版本的“设置用户密码和访问”对话框底部显示的“下一步”按钮时，QuickBooks会显示对话框的其他几个版本，用于查询用户权限和访问权限。

例如，在描述购买和应付账款区域中用户适当的权利后，QuickBooks询问有关支票和信用卡区域。然后它询问库存区域。接下来，询问工资单。然后它询问一般的，敏感的会计活动。最后，QuickBooks询问有关财务报告功能的访问权限。 <8>指定用户是否可以更改或删除交易。

在大致浏览设置用户密码和访问对话框的六个版本，询问关于特定的会计领域后，QuickBooks将显示设置用户密码和访问对话框的更改或删除事务页面。

通过更改或删除交易页面，您可以指示用户可以更改或不能更改截止日期之前记录的交易。一般来说，您想限制用户更改或删除交易的能力。 9单击下一步，然后查看您的权利决定。

单击“下一步”时，QuickBooks将显示“设置用户密码和访问”对话框的最终版本，该对话框将标识您分配或允许的用户权限。您可以使用此对话框来查看某人拥有的权利。

如果您意识到您错误地分配了权限，请单击“后退”按钮，通过对话框返回到出错的位置。更改权限分配，然后单击“下一步”按钮返回“设置用户密码和访问”对话框的最后一个窗口。

10完成用户权限和访问审阅后，单击完成。从这一刻起，新用户将能够使用QuickBooks;但是，他或她的权利仅限于您指定的内容。