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QuickBooks Pro和Premier 2012允许您为QuickBooks数据文件设置多个密码。这样做的好处是，你可以告诉QuickBooks限制某些用户和密码只做某些事情。例如，企业主可能有一个密码，允许她做任何事情。但是，一个新的会计员，例如，可能有一个密码，只允许他把账单记入系统。
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要在QuickBooks Pro和QuickBooks Premier 2012版本中设置其他用户和密码，请按照以下步骤操作：选择公司→设置用户和密码→设置用户命令。
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QuickBooks显示“用户列表”对话框，该对话框标识已设置QuickBooks访问权的用户以及当前登录系统的用户。
通过单击“添加用户”按钮告诉QuickBooks您要添加用户。
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QuickBooks显示第一个“设置用户密码和访问”对话框。识别用户并提供密码。通过在用户名框中输入一个简短的名字（可能是用户的名字），为每个要为其设置密码的用户提供一个用户名。在识别用户之后，将用户密码输入到“密码”文本框和“确认密码”文本框中。
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单击“下一步”继续，然后指出是否要限制新用户的访问权限。
当QuickBooks显示第二个“设置用户密码和访问”对话框时，指出是否要限制用户的访问权限。如果您想要限制访问和权限（ -
权限
只是用户可以执行的操作），请选择QuickBooks选定区域单选按钮。 如果您希望用户能够执行任何操作，请选择QuickBooks的所有区域单选按钮。如果您指出新用户应该有权访问QuickBooks的所有区域，则您已完成设置用户密码。您可以跳过其余的步骤。 单击下一步继续，然后描述对销售和应收帐款信息和任务的访问。
完成步骤4后，QuickBooks将显示第三个“设置用户密码和访问”对话框。这是十个对话框中的第一个，它会引导您通过面试，询问每个用户应该访问哪个区域的详细问题。
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点击下一步，然后描述采购和应付账款权利。
通过单击“下一步”完成步骤5之后，QuickBooks将显示第四个“设置用户密码和访问”对话框，该对话框允许您指定新用户在采购和应付帐款区域中的访问权限。您可以选择“禁止访问”，“完全访问”或“选择性访问”单选按钮和其中一个“选择性访问”子按钮。
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单击下一步，然后描述剩余的用户权限和访问权限。
当您单击每个版本的“设置用户密码和访问”对话框底部显示的“下一步”按钮时，QuickBooks会显示QuickBooks用来查询用户权限和访问权的对话框的其他几个版本。
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您可以像在销售和应收帐款以及采购和应付帐款方面一样限制其他各个区域的权利。当你经历和限制用户的能力时，只要有所思考。你希望用户拥有完成他们工作所需的权利，但是你不想给他们更多的权利。
指定用户是否可以更改或删除交易。
在大致浏览设置用户密码和访问对话框的大约六个版本，询问有关特定的会计领域后，QuickBooks会显示“设置用户密码和访问”对话框的“更改或删除事务”版本框。一般来说，您想要限制用户更改或删除交易的功能。
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点击下一步，然后查看您的权利决定。
单击“下一步”后，QuickBooks将显示“设置用户密码和访问”对话框的最终版本。它标识您分配或允许的用户权限。您可以使用此对话框来查看某人拥有的权利。如果您意识到您错误地分配了权限，请单击“返回”按钮，通过对话框返回到您犯错的地方。
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完成用户权限和访问权限审查后，单击完成。从这一刻起，新用户将能够使用QuickBooks;但是，他或她的权利仅限于您指定的内容。
