如何在Office 2016中以其他格式共享作品 - 傻瓜

视频: Week 1 2024

当您在Office 2016中共享工作的电子副本时，例如通过电子邮件附件，如果收件人没有相同的应用程序来查看它，则会出现问题。例如，如果您将PowerPoint演示文稿发送给没有PowerPoint的朋友，他可能无法打开它。

解决不兼容问题有两种基本方法：收件人获取可以查看文件的应用程序，或者发件人（即您）可以以收件人已经可以查看的格式保存文件。

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如果您打算从收件人那里解决问题，最简单的方法是让收件人使用免费的基于网络的PowerPoint基于Web的应用程序。（需要Microsoft帐户，这是免费的。）Word，Excel，PowerPoint，Outlook和OneNote的基于Web的版本均可用。它们不像原件那样功能齐全，但是它们适用于查看和进行简单的编辑。

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如果您要从发件人那里获得解决方案，请先找出收件人使用的文件格式或应用程序，然后确定应用程序将保存的匹配文件格式。文件格式可用于您的应用程序通过另存为对话框，从中您可以选择不同的文件类型。

对于文本文件，RTF格式（.rtf）是一个不错的选择。这是一种近乎通用的格式，几乎所有的文字处理程序都可以打开，而Word用户通常需要以这种格式保存文件，以便与使用不支持Word文件的非常旧或不明朗的文字处理程序的用户交换文档。该图显示了RTF被选为Microsoft Word中的文件格式。

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您可以从Word 2016的另存为类型字段中选择一个RTF格式文件。

更改为其他文件格式可能会导致某些格式丢失。 Office 2016应用程序中的某些功能仅在文档以应用程序的本机格式（例如填充字段，宏，特定类型的可编辑图稿和格式化主题）保存时才起作用。这就是为什么除非有必要，大多数人不会以其他格式保存。

如果收件人不需要编辑文档，则最好的方法是将其保存为专门用于只读页面共享的特殊格式：页面描述语言。这样，收件人完全按照您的预期查看页面，而无需为该特定文件类型查找和下载单独的查看器。

Office 2016支持两种主要的页面描述语言：

PDF： 由Adobe创建的格式，广泛用于Internet上的文档分发。它不会随Windows一起提供，但是这种格式的阅读器（Adobe Reader）可以免费下载。是的，收件人仍然需要下载阅读器，但它只是一个程序，它将适用于所有Office应用程序的内容以及其他许多文档。
XPS： 由Microsoft创建的格式，在Windows Vista及更高版本上本机支持。任何拥有Windows Vista或更高版本的用户都可以使用此查看器。

您可以直接从应用程序中以PDF或XPS格式保存。遵循这些步骤：

选择文件→另存为，然后浏览到所需的保存位置。
在另存为对话框中，从保存类型列表中选择PDF或XPS文档。该对话框将更改为显示一些其他控件。

可以选择文件→导出→创建PDF / XPS文档→创建PDF / XPS，而不是按照步骤1-2。
（可选）如果需要更改文件名。默认情况下，它与您正在使用的数据文件名称相同。
进行优化选择。
1. 对于也可能打印在纸张上的文档，请选择标准（默认）。
2. 对于仅在线共享的文档，请选择“最小大小”。
点击保存。保存的文件在其原生程序中打开，该程序为Adobe Reader（PDF格式）或XPS Viewer或Internet Explorer（XPS格式）。

您可以选择将文档保存为PDF或XPS文件。