视频: 10.共用文件 (Office 2016新功能) 2024
在您可以共享您的Excel 2016工作簿之前，您必须将其副本保存在OneDrive的文件夹中。最简单的方法是首先打开工作簿以在Excel中共享，然后单击功能区右侧显示的“共享”按钮。然后，Excel使用“保存到云”按钮打开工作表中的“共享”任务窗格。单击保存到云按钮使Excel打开Backstage视图中的另存为屏幕，您可以将工作簿保存在OneDrive的文件夹中。
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将工作簿保存到OneDrive后，Excel将返回工作表视图，其中包含与此处显示的更新共享任务窗格类似的窗格。在共享任务窗格中邀请同事或客户共享保存在OneDrive上的Excel工作簿。
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单击共享任务窗格中的邀请人员文本框，然后开始键入要与之共享工作簿的第一个人的电子邮件地址。-
输入时，Excel会将这些字母与在地址簿中输入的姓名和电子邮件地址相匹配。当找到可能的匹配项时，它们将显示在下拉菜单中，您可以通过单击列表中的他或她的名字来选择该人的电子邮件地址。要在地址列表中查找电子邮件地址并将其添加到此文本框中，请单击搜索地址簿按钮（位于“邀请人员”列表框右侧），然后使用地址簿中的选项：全局地址列表对话框。若要与多人共享工作簿，请在添加到此文本框中的每个电子邮件地址后键入一个分号（;）。
<！ （可选）单击Can Edit下拉按钮，然后选择菜单上的Can View选项，以防止您邀请的人对您共享的工作簿进行任何更改。
默认情况下，Excel 2016允许与您共享工作簿的人员对自动保存在OneDrive上的工作簿进行编辑更改。如果要限制收件人检查数据而无法进行更改，请确保在共享工作簿之前将Can Can选项替换为Can View。（可选）单击邀请文本框中的包含个人消息，然后键入要作为电子邮件的一部分包含在一般邀请中的任何个人消息以共享文件。
默认情况下，Excel创建一个通用邀请。
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点击分享按钮。
单击“共享”按钮后，Excel将通过电子邮件将邀请分享给“邀请人员”文本框中输入的每个收件人。该程序还会在共享任务窗格的底部添加其电子邮件地址和每个收件人的编辑状态（可以编辑或可以查看）。与您共享工作簿的所有人都会收到包含OneDrive上工作簿超链接的电子邮件。当他们按照这个链接时，工作簿的一个副本将在其默认Web浏览器的一个新页面上使用Excel Online Web应用程序打开（如果Web应用程序与其设备上正在使用的浏览器类型不兼容，浏览器将打开它与网页浏览器）。如果您已授予用户编辑文件的权限，则该Web应用程序将包含一个“编辑工作簿”按钮。
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当用户在Excel Online中单击此按钮时，可以在下拉菜单中选择“在Excel中编辑”和“在Excel Online中编辑”选项。当他们选择在Excel中编辑时，工作簿被下载并在此版本的Excel中打开。当他们在Excel Online中选择“编辑”时，浏览器将在新版本的Excel Online中打开工作簿，其中包含文件按钮和主页，插入，数据，审阅和查看功能区选项卡，可用于进行必要的更改（这些更改会自动保存到OneDrive上的工作簿中）。
您也可以共享以前保存在OneDrive上的工作簿。只需打开保存的OneDrive文件夹中的工作簿，然后单击功能区上的“共享”按钮即可。
您可以将电子邮件邀请发送给单个收件人，并链接到要在OneDrive上共享的工作簿，您可以创建超链接，然后将其提供给所有需要在线编辑或审阅访问权限的人员。
要创建链接到保存在OneDrive上的Excel 2016中打开的工作簿，请单击“共享”任务窗格底部的“获取共享链接”选项。当您单击此链接时，“共享”任务窗格中将显示“编辑链接”和“仅查看链接”文本选项。
要创建仅允许在线编辑的仅查看链接，只需在“共享任务”窗格中单击“创建仅查看链接”按钮“编辑链接”文本框，Excel将在按钮的文本框中显示超链接复制按钮现在出现在它的右侧。
要创建一个允许在线编辑而不是仅查看链接的编辑链接，或者在“共享”任务窗格中单击“创建编辑链接”按钮。 Excel然后在这个按钮的文本框中显示一个超链接，一个复制按钮现在出现在它的右边。
在“共享”任务窗格中为工作簿创建视图链接或编辑链接之后，只需单击显示在其文本框右侧的“复制”按钮，即可选择整个超链接。当您这样做时，Excel将长而复杂的超链接复制到Office剪贴板（Ctrl + C）。将其复制到剪贴板后，可以将其插入到发送给所有与之共享所引用的Excel工作簿的人员的新电子邮件（Ctrl + V）中。
