如何使用QuickBooks维护良好的会计控制 - 傻瓜

QuickBooks允许多个用户。许多企业在成长到一定规模之后，需要支持多个用户访问会计信息和能力，在某些情况下才能创建会计交易。不幸的是，多个会计系统用户为企业主创造风险。通过访问会计系统，用户可以不经意地将错误引入会计系统，或者不幸地故意欺骗企业。由于这些原因，以下列出了一些QuickBooks控制技术，企业所有者或业务经理可以使用这些技术来最大限度地减少无意的错误并最大限度地减少被盗的机会。

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定期比较实际库存盘点和库存盘点记录。库存缩水，不幸的。人员 - 有时是雇员，但经常是伪造者，如偷盗者 - 窃取库存。因此，为了减少库存损失并保持准确的会计记录，您需要做的一件事是定期比较您的库存的实际数量与您的会计记录显示的数量。

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这种经常计算最有价值和最易于偷取的物品的方法可以完成两件事情：
库存收缩很快被识别出来。
- 企业主可以通过识别最常被盗用的库存类型，甚至在库存最常被盗的情况下最大限度地减少库存缩减。
- 调节银行帐户。企业主应该做的一件事是协调自己的银行账户。通常会计人员会偷盗员工，因为员工会知道如何在公司的银行账户上编写支票，而这些支票是业主看不到的。找到一个虚构和欺诈交易的一个可靠的方法是让所有者调和银行对账单。
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如果所有者核对银行对账单，她可以将银行对账户的记帐与公司的QuickBooks会计记录进行比较。任何明显的差异都可以修复，这意味着QuickBooks会计记录更加准确。另外，当企业主仔细检查检查时，任何可疑的交易往往会变得明显。
在可能的情况下，从实物保管中隔离会计。在一个小企业中，很难总是把某些活动的会计与活动的实际监管或实际责任分开。例如，将库存核算与物理保管或存取分开是很困难的。培训员工使用QuickBooks。如果您有任何规模的业务，您应该培训员工使用QuickBooks，这有两个基本的原因：
知道如何使用QuickBooks的人不太可能犯下无意的错误。凌乱的会计记录迷彩员工盗窃。
关闭您的QuickBooks文件。如果您选择了“会计原理”课程，您会发现结账意味着一套记帐程序，有人将收入和费用帐户清零，以便在新的一年开始，可以轻松计算收入和费用。在QuickBooks中，关闭意味着不同的东西。
- 但是，您仍然要关闭QuickBooks文件以保持数据的完整性。操作方法如下：选择编辑→首选项命令，选择会计，选择公司首选项选项卡，然后点击关闭日期设置日期/密码按钮。当QuickBooks提示您时，指定关闭日期和密码。
- 提供这些信息后，QuickBooks将禁止或限制用户在截止日期之前更改或输入日期。（只有拥有密码的人才能更改或输入日期早于截止日期的交易。）
管理您的QuickBooks会计系统。许多企业主并不认为会计系统不仅仅是生成年度纳税申报所需发票，工资和信息的工具。不幸的是，与会计系统的这种遥远的关系意味着企业主往往不太需要主动管理会计系统发生的事情。一个会计系统应该是一个你用来更好地管理你的业务的工具。这可以是。但是，如果它将成为更好地管理业务的工具，则需要管理系统。

通过创建一些简单的清单，您可以轻松确保人们正在做他们应该做的事情。

月度会计待办事项清单样本
任务

已完成？

备份和移出的数据

银行账户已核对

所有发票，贷记凭证，报表	清理任何暂记账户
交付财务报表
报告的例外情况（例如逾期发票，账单，
采购订单，库存不足库存项目）
样本年度会计待办事项清单
任务
已完成？调整试算平衡