如何在QuickBooks 2014中创建采购订单 - 傻瓜

采购订单有一个简单的目的：它告诉供应商您想要购买一些物品。实际上，采购订单是一项购买合同。要使用QuickBooks创建采购订单，请按照以下步骤操作：

1. 通过选择供应商→创建采购订单，告诉QuickBooks您要创建采购订单。

   QuickBooks显示所示的窗口。

   

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   如果“供应商”菜单不提供“创建采购订单”命令，则QuickBooks不知道要创建采购订单。

2. 使用“供应商”下拉列表来标识要从中购买物料的供应商。

   供应商下拉列表列出供应商列表中的每个供应商。

3. （可选）使用“类别”下拉列表对购买进行分类。

   请注意，除非您打开课程跟踪，否则您不会看到课程下拉列表。

4. （可选）从右上角的“收货地址”下拉列表中选择一个不同的收货地址。

   “收货地址”下拉列表显示所有客户，供应商和员工的列表。通过选择其中一个名称来更改“收货地址”。从“收货地址”列表中选择一个条目后，QuickBooks使用相应的信息填写“收货地址”框。

   <！创建采购订单窗口的主要，格式和报告标签提供了一些标准，我希望熟悉的按钮和框：上一个，下一个，新建等。

   确认采购订单日期。

5. 最初，QuickBooks将当前系统日期放入日期框中。但是，您应该确认QuickBooks作为采购订单日期输入的日期是否正确。这是合同日期。通常情况下，日期会设定合同条款，例如货物运输的天数。

   确认采购订单号。采购订单编号或P.O.编号唯一标识采购订单凭证。 QuickBooks会为您顺序编号采购订单，并在P.O.编号框中输入相应的编号。 QuickBooks对正确的采购订单号的猜测通常是正确的。如果不正确，可以输入替换号码。

6. 确认供应商和运送到信息。

   供应商区块和出货区块标识您要购买物品的供应商以及供应商发送货物的地址。如果您的供应商列表是最新的，并且您已正确使用“收货地址”下拉列表来识别（如有必要）替代“收货地址”，则此信息应该是正确的。然而，确认这两个地址块中显示的信息是正确的。如果信息不正确，当然要修复它。您可以通过选择不正确的信息来编辑地址块信息，然后重新输入应显示的内容。描述你要订购的每一件物品。

7. 您可以使用“创建采购订单”窗口的各个栏来详细说明您要作为采购的一部分订购的每个项目。每个项目都在自己的行。要描述要从供应商处购买的商品，请提供以下几点信息：

   商品：

   商品栏是记录要购买商品的唯一商品编号的位置。请记住，项目需要在项目列表中输入或描述。关于物品清单的主要内容是，任何你想要在发票上显示的东西 - 或者就此而言，在采购订单中 - 都必须在物品文件中描述。

8. 描述：在描述栏中，描述您选择的项目。您还可以编辑“说明”字段，使其对客户或供应商有意义。

   数量：“数量”列指定您需要的料品的数量。显然，您在此字段中输入您想要的项目数量。

   • 费率：费率栏指定项目的每单位价格或每单位费率。请注意，QuickBooks根据您设置的业务类型为此列使用不同的标签。 客户：客户列标识正在购买项目的客户。

   • 金额：金额列显示该项目的总金额。 QuickBooks通过将数量乘以费率（或价格）来计算您的金额。您可以编辑列数量。在这种情况下，QuickBooks会调整费率（或价格），以便数量倍率总是等于金额。

   • 类别：在“类别”列中，您将采购订单项目分类为料品级别而不是采购订单级别。请注意，除非您启用课程跟踪，否则您不会看到此列。

   • 您输入应包含在采购订单中的每个项目的描述。这意味着，例如，如果您要从供应商订购六个物料，您的采购订单应包含六行信息。

   • 打印采购订单。

   • 在QuickBooks中记录采购订单的目的是创建正式的采购记录。您几乎总是希望将此采购订单传送给供应商。采购订单确切地告诉供应商您想要购买什么以及您愿意支付的价格。

   • 要打印采购订单，您可以点击打印按钮。如果您在创建采购订单时选择“稍后打印”复选框（可在“主”选项卡上找到），保存所有稍后要打印的采购订单，然后选择“文件” - >打印表格→采购订单命令。

   保存采购订单。

9. 要保存您的采购订单，请单击保存并关闭按钮或保存并新建按钮。如果您单击“保存并新建”按钮，QuickBooks会保存该采购订单并重新显示“创建采购订单”窗口的空白版本，以便您可以记录其他采购订单。