社交媒体 如何清理和压缩QuickBooks文件 - 傻瓜

如何清理和压缩QuickBooks文件 - 傻瓜

目录:

Anonim

QuickBooks 2015中的存档过程非常简单。清理和归档系统时,需要浓缩文件。要浓缩QuickBooks公司文件,请按照下列步骤操作:<1>选择文件→实用程序→浓缩数据命令。 QuickBooks显示第一个“浓缩数据”对话框。

<! - 1 - >

2选择特定日期前的交易单选按钮。

该选项告诉QuickBooks您要做两件事:创建QuickBooks数据文件的存档副本,并删除正在运行的公司文件,使其不那么大。如果您在步骤3中选择删除事务,QuickBooks会通过删除旧的已关闭事务来减小公司数据文件的工作版本的大小。

<! - 2 - >

3指定在日期之前删除事务。

要指定应该移除封闭交易之前的日期,请在日期框中输入日期。例如,如果您想通过在2012年12月31日或之前删除交易来压缩文件,请在日期框中输入

1/1/2013

。但请注意,您不需要为删除一堆关闭的事务而感到强迫。

只有在您的QuickBooks公司文件变得太大的情况下才能删除已关闭的事务。您可以轻松使用25MB,50MB或甚至100MB(兆字节)的QuickBooks公司文件。

虽然通常情况下,您通过删除旧的已关闭的事务来压缩QuickBooks文件,但Condense命令还会创建没有事务和文件的文件,只有指定的事务数据范围。要创建一个包含列表和首选项但不包含事务的文件,请单击“所有事务”单选按钮。顺便说一下,您可以使用“所有交易”选项来构建一个可以重复使用的近乎空白的文件(例如用于培训)。

要创建包含指定交易范围的QuickBooks文件,请单击“范围外的交易”单选按钮,然后使用“前”和“后”框输入挡住范围的日期。当您完成指定QuickBooks应删除哪些交易时,请单击下一步。

QuickBooks显示第二个“浓缩数据”对话框。 5指定如何汇总交易。

如果汇总历史交易记录,则QuickBooks会使用第二个“凝聚数据”对话框来询问如何汇总历史数据:单个摘要日记帐分录,每月汇总日记帐分录或根本不汇总。

选择与您想要的汇总方法相对应的单选按钮。 (通常,您可能会使用列出的第二个选项 - 即让QuickBooks创建每月摘要日记帐分录 - 这样您仍然可以生成有意义的每月报告。6完成后指定QuickBooks应如何汇总事务。

QuickBooks显示第三个“浓缩数据”对话框。 7指定应如何精简库存事务,然后单击“下一步”。

如果您的QuickBooks文件包含库存交易,则QuickBooks建议您删除旧的库存交易。当QuickBooks显示第三个“浓缩数据”对话框时,您可以通过选择Summarize Inventory Transactions选项按钮来指示QuickBooks执行此操作。 (如果您不想删除旧的交易,请选择保留库存交易详细信息按钮。)

当您单击下一步时,您继续到第四个凝结数据对话框(未显示),询问哪些交易应考虑关闭。

8指定应删除哪些事务,然后单击下一步。

QuickBooks要求提供更多有关应该删除的封闭或旧的事务的详细信息。您可以选中复选框来指示是否删除日期之前的交易即使未清除,标记为“要打印”,标记为“要发送”等。

当您单击下一步时,您将转到第五个“冷凝数据”对话框。 9指定应该发生的任何列表清理,然后单击下一步。

使用第五个“冷凝数据”对话框来告诉QuickBooks除了删除旧的已关闭的事务之外,还应该清除一些列表。您可以选择“凝缩数据”对话框上的复选框,以指示QuickBooks删除未使用的帐户,未使用的客户,未使用的供应商等等。

通过清除未使用的列表项来清理列表,不仅可以减小公司文件的大小,还可以使人们更容易地使用列表。

单击下一步时,QuickBooks显示“浓缩数据”对话框的第六页。 10确认您的冷凝和归档操作。

在描述如何将QuickBooks归档并压缩公司文件后,QuickBooks将显示第六个“浓缩数据”对话框。该对话框告诉您,存档过程以QuickBooks制作数据文件的副本开始,并且冷凝操作可能需要几分钟甚至几个小时才能完成。 11点击开始凝聚。 QuickBooks开始浓缩数据文件的过程。 12提示时,备份数据文件。

在浓缩过程开始时,QuickBooks会提示您备份QuickBooks公司文件。备份QuickBooks公司文件作为浓缩操作的一部分,与任何其他时间备份QuickBooks公司文件相同。

备份QuickBooks公司文件后,QuickBooks会保存公司文件的归档副本,然后按照说明清理公司文件的工作版本。清理过程可能只需要几分钟,如果文件非常大,则可能需要几个小时。

如何清理和压缩QuickBooks文件 - 傻瓜

编辑的选择

10个惊人的Python编程资源 - 傻瓜

10个惊人的Python编程资源 - 傻瓜

您可能对Python编程有很好的开始,需要额外的资源。这里有十个令人惊叹的编程资源,您可以使用它来改善您的开发体验。在线使用Python文档使用Python的一个重要部分就是了解Python中的可用内容...

如何在Python中创建类定义

如何在Python中创建类定义

类不需要特别复杂。实际上,您可以在Python中创建容器和一个类元素,并将其称为一个类。当然,最终得到的类不会有太多的工作,但是你可以实例化它(告诉Python用你的类作为蓝图来构建一个对象),并使用它来处理它...

如何在Python中访问列表 - 傻瓜

如何在Python中访问列表 - 傻瓜

使用Python创建列表后,要访问信息它包含。一个对象不是特别有用,如果你至少不能访问它所包含的信息。以下步骤描述了如何做到这一点。

编辑的选择

如何在Excel 2013中复制自定义样式 - 傻瓜

如何在Excel 2013中复制自定义样式 - 傻瓜

Excel 2013可以轻松复制自定义单元样式您已经将其作为一个工作簿的一部分保存到您当前正在处理的工作簿中。要将自定义样式从一个工作簿复制到另一个工作簿,请按照下列步骤:

如何使用填充柄复制Excel公式 - 虚拟人

如何使用填充柄复制Excel公式 - 虚拟人

您将喜欢填充柄在Excel中。填充句柄是一个快速的方法,只需单击一下鼠标,即可将单元格的内容复制到其他单元格。活动单元格的边界右下方总是有一个小方框。那是填充句柄。当你...

如何比较Excel 2013中的多个工作表 - Excel 2013中的虚拟人数

如何比较Excel 2013中的多个工作表 - Excel 2013中的虚拟人数

,可以拆分单个工作簿到工作表窗口中,然后排列窗口,以便您可以查看屏幕上每个工作表的不同部分。要打开要在不同窗口中比较的工作表,只需插入新的工作簿窗口,然后选择工作表即可...

编辑的选择

监视WebLogic Server - 虚拟机

监视WebLogic Server - 虚拟机

监视服务器是每个WebLogic Server管理员必须处理的重要任务。您将监视您的服务器是否启动以及服务器负载。通过监视,您可以快速查看WebLogic Server不同部分如何执行的概述。通过WebLogic Server,您可以监视以下区域:CORBA ...

测量用于机器学习的矢量之间的相似性 - 虚拟

测量用于机器学习的矢量之间的相似性 - 虚拟

把他们当作一个媒介。以下信息描述了如何测量矢量之间的相似性以执行诸如计算用于学习目的的矢量之间的距离等任务。理解相似性在矢量形式中,您可以在...中看到每个变量。

前10名MATLAB的使用MATLAB

前10名MATLAB的使用MATLAB

MATLAB被许多不同的人使用当谈到数学产品时,可能不一定会想到。事实上,数学的使用方式很多人都没有考虑。工程新的解决方案许多工程学科依靠各种数学来确保...