如何清理和压缩QuickBooks文件 - 傻瓜

QuickBooks 2015中的存档过程非常简单。清理和归档系统时，需要浓缩文件。要浓缩QuickBooks公司文件，请按照下列步骤操作：<1>选择文件→实用程序→浓缩数据命令。 QuickBooks显示第一个“浓缩数据”对话框。

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2选择特定日期前的交易单选按钮。

该选项告诉QuickBooks您要做两件事：创建QuickBooks数据文件的存档副本，并删除正在运行的公司文件，使其不那么大。如果您在步骤3中选择删除事务，QuickBooks会通过删除旧的已关闭事务来减小公司数据文件的工作版本的大小。

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3指定在日期之前删除事务。

要指定应该移除封闭交易之前的日期，请在日期框中输入日期。例如，如果您想通过在2012年12月31日或之前删除交易来压缩文件，请在日期框中输入

1/1/2013

。但请注意，您不需要为删除一堆关闭的事务而感到强迫。

只有在您的QuickBooks公司文件变得太大的情况下才能删除已关闭的事务。您可以轻松使用25MB，50MB或甚至100MB（兆字节）的QuickBooks公司文件。

虽然通常情况下，您通过删除旧的已关闭的事务来压缩QuickBooks文件，但Condense命令还会创建没有事务和文件的文件，只有指定的事务数据范围。要创建一个包含列表和首选项但不包含事务的文件，请单击“所有事务”单选按钮。顺便说一下，您可以使用“所有交易”选项来构建一个可以重复使用的近乎空白的文件（例如用于培训）。

要创建包含指定交易范围的QuickBooks文件，请单击“范围外的交易”单选按钮，然后使用“前”和“后”框输入挡住范围的日期。当您完成指定QuickBooks应删除哪些交易时，请单击下一步。

QuickBooks显示第二个“浓缩数据”对话框。 5指定如何汇总交易。

如果汇总历史交易记录，则QuickBooks会使用第二个“凝聚数据”对话框来询问如何汇总历史数据：单个摘要日记帐分录，每月汇总日记帐分录或根本不汇总。

选择与您想要的汇总方法相对应的单选按钮。 （通常，您可能会使用列出的第二个选项 - 即让QuickBooks创建每月摘要日记帐分录 - 这样您仍然可以生成有意义的每月报告。6完成后指定QuickBooks应如何汇总事务。

QuickBooks显示第三个“浓缩数据”对话框。 7指定应如何精简库存事务，然后单击“下一步”。

如果您的QuickBooks文件包含库存交易，则QuickBooks建议您删除旧的库存交易。当QuickBooks显示第三个“浓缩数据”对话框时，您可以通过选择Summarize Inventory Transactions选项按钮来指示QuickBooks执行此操作。 （如果您不想删除旧的交易，请选择保留库存交易详细信息按钮。）

当您单击下一步时，您继续到第四个凝结数据对话框（未显示），询问哪些交易应考虑关闭。

8指定应删除哪些事务，然后单击下一步。

QuickBooks要求提供更多有关应该删除的封闭或旧的事务的详细信息。您可以选中复选框来指示是否删除日期之前的交易即使未清除，标记为“要打印”，标记为“要发送”等。

当您单击下一步时，您将转到第五个“冷凝数据”对话框。 9指定应该发生的任何列表清理，然后单击下一步。

使用第五个“冷凝数据”对话框来告诉QuickBooks除了删除旧的已关闭的事务之外，还应该清除一些列表。您可以选择“凝缩数据”对话框上的复选框，以指示QuickBooks删除未使用的帐户，未使用的客户，未使用的供应商等等。

通过清除未使用的列表项来清理列表，不仅可以减小公司文件的大小，还可以使人们更容易地使用列表。

单击下一步时，QuickBooks显示“浓缩数据”对话框的第六页。 10确认您的冷凝和归档操作。

在描述如何将QuickBooks归档并压缩公司文件后，QuickBooks将显示第六个“浓缩数据”对话框。该对话框告诉您，存档过程以QuickBooks制作数据文件的副本开始，并且冷凝操作可能需要几分钟甚至几个小时才能完成。 11点击开始凝聚。 QuickBooks开始浓缩数据文件的过程。 12提示时，备份数据文件。

在浓缩过程开始时，QuickBooks会提示您备份QuickBooks公司文件。备份QuickBooks公司文件作为浓缩操作的一部分，与任何其他时间备份QuickBooks公司文件相同。

备份QuickBooks公司文件后，QuickBooks会保存公司文件的归档副本，然后按照说明清理公司文件的工作版本。清理过程可能只需要几分钟，如果文件非常大，则可能需要几个小时。