视频: QuickBooks Desktop Pro Premier for Beginners - Learn How to Use QuickBooks The Right Way 2025
您不仅仅限于使用一个密码来控制对QuickBooks数据文件的访问。 QuickBooks允许您为QuickBooks数据文件设置多个密码。要在QuickBooks Pro和QuickBooks Premier中设置其他用户，请按以下步骤操作：
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选择公司→设置用户和密码→设置用户命令。
QuickBooks显示“用户列表”对话框（未显示），该对话框标识已设置QuickBooks访问权限的用户以及当前登录系统的用户。
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通过单击添加用户按钮，告诉QuickBooks您想要添加用户。
QuickBooks显示第一个“设置用户密码和访问”对话框。识别用户，并提供密码。
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通过在“用户名”框中输入一个简短的名称（可能是用户的名字），为每个要为其设置密码的用户提供一个用户名。识别用户后，在“密码”文本框和“确认密码”文本框中输入用户密码。
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单击“下一步”继续，然后指出是否要限制新用户的访问权限。 -
当QuickBooks显示第二个“设置用户密码和访问”对话框时，指出是否要限制用户的访问权限。如果您想要限制访问和权限（
权限 只是用户可以执行的操作），请选择QuickBooks选定区域单选按钮。如果您希望用户能够执行任何操作，请选择QuickBooks的所有区域单选按钮。如果您指出新用户应该有权访问QuickBooks的所有区域，则您已完成设置用户密码。您可以跳过其余的步骤。
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完成步骤4后，QuickBooks将显示第三个“设置用户密码和访问”对话框。这是一系列对话框中的第一个，这些对话框引导您进行访问，询问每个用户应该访问哪个区域的具体问题。
例如，关于销售活动，QuickBooks询问有关交易（如发票，贷记凭证和应收账款信息）的访问权限。您可以通过选择无访问单选按钮来指示用户应该无权访问。您可以通过选择完全访问单选按钮来指示用户应具有完全访问权限。如果用户应具有部分访问权限，则选择“选择性访问”单选按钮，然后选择其中一个“选择性访问”子按钮：“仅创建事务”，“创建和打印事务”或“创建事务和创建报告”。
点击下一步，然后描述采购和应付账款权利。
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通过单击“下一步”完成步骤5后，QuickBooks将显示第四个“设置用户密码和访问”对话框，该对话框允许您指定新用户在采购和应付帐款区域中的访问权限。您可以选择无访问单选按钮。您可以选择完全访问单选按钮。或者，您可以通过选择“选择性访问”单选按钮和“选择性访问”子按钮之一来选择一些中间地带。适用于采购和应付账款区域的相同设置权限和访问规则适用于销售和应收账款区域。
单击下一步，然后描述剩余的用户权限和访问权限。
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当您单击每个版本的“设置用户密码和访问”对话框底部显示的“下一步”按钮时，QuickBooks会显示对话框的其他几个版本，用于查询用户权限和访问权限。例如，在描述购买和应付账款区域中用户适当的权利之后，QuickBooks会询问有关支票和信用卡的区域。然后它询问库存区域。接下来，询问工资单。然后它询问一般的，敏感的会计活动。最后，QuickBooks询问有关财务报告功能的访问权限。
您可以按照与销售和应收帐款以及采购和应付帐款区域相同的方式限制每个其他区域的权利。当你浏览屏幕并且限制用户的能力时，就要体贴。你希望用户拥有完成他们工作所需的权利，但是你不想给他们更多的权利。
指定用户是否可以更改或删除交易。
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在大致浏览设置用户密码和访问对话框的六个版本，询问关于特定的会计领域后，QuickBooks将显示设置用户密码和访问对话框的更改或删除事务页面框。通过更改或删除交易页面，您可以指出用户可以更改或不能更改截止日期之前记录的交易。一般来说，您想限制用户更改或删除交易的能力。
点击下一步，然后查看您的权利决定。
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单击“下一步”时，QuickBooks将显示“设置用户密码和访问”对话框的最终版本，该对话框将标识您分配或允许的用户权限。您可以使用此对话框来查看某人拥有的权利。如果您意识到您错误地分配了权限，请单击“后退”按钮将对话框移回到出错的位置。更改权限分配，然后单击“下一步”按钮返回“设置用户密码和访问”对话框的最后一个窗口。
完成用户权限和访问审阅后，单击完成。从这一刻起，新用户将能够使用QuickBooks;但是，他或她的权利仅限于您指定的内容。会计师通常希望看到特定用户拥有的权利。如果您的注册会计师作为年度结算的一部分进行审计，情况尤其如此。 （例如，如果银行需要经审计的财务报表，则可能会对您进行审计。）QuickBooks不提供打印“设置用户密码和访问权限”对话框中显示的信息的方法。但是，Windows允许您使用“打印屏幕”键捕获QuickBooks程序窗口和“设置用户密码和访问”对话框的屏幕截图。
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按Alt + Print Scrn拍摄对话框的屏幕截图。这将您的屏幕的图像复制到Windows剪贴板。接下来，通过选择开始→程序→附件→画图打开画图。通过按Ctrl + V将图像粘贴到Paint中。您可能会看到一条错误消息，指出剪贴板中的图像大于位图。你想扩大位图吗？单击是。通过选择文件→另存为保存屏幕截图。您可能希望以这种方式捕获屏幕截图图像，以记录用户对员工的访问权限。
