当你理解QuickBooks中的存档是什么时，这个过程非常简单。要浓缩QuickBooks公司文件，请按照下列步骤操作：
- 选择文件→实用程序→浓缩数据命令。 QuickBooks显示第一个“浓缩数据”对话框。
选择特定日期之前的交易单选按钮。
- 该选项告诉QuickBooks您要做两件事：创建QuickBooks数据文件的存档副本，并删除正在运行的公司文件，使其不那么大。如果您在步骤3中选择删除事务，QuickBooks会通过删除旧的已关闭事务来减小公司数据文件的工作版本的大小。
指定去除日期前的事务。
- 要指定应该移除封闭交易之前的日期，请在日期框中输入日期。例如，如果您想在2016年12月31日或之前通过删除交易来压缩文件，请在日期框中输入
1/1/2017 。但是，您不需要为移除一堆关闭的交易而感到强迫。只有当您的QuickBooks公司文件变得太大时才删除已关闭的事务。您可以轻松使用25MB，50MB或甚至100MB（兆字节）的QuickBooks公司文件。 <！尽管通常情况下，您通过删除旧的已关闭的事务来压缩QuickBooks文件，但Condense命令还会创建没有事务的文件，并且只创建具有指定的事务数据范围的文件。要创建一个包含列表和首选项但不包含事务的文件，请选择所有事务单选按钮。
顺便说一句，您可以使用“所有事务”选项来构建一个可以重复使用的几乎空的文件（例如用于培训）。要创建包含指定交易范围的QuickBooks文件，请选择日期范围外的交易单选按钮，然后在“前”和“后”框中输入范围的日期。当您完成指定QuickBooks应删除哪些交易时，单击下一步。
QuickBooks显示第二个“浓缩数据”对话框。
- 指定如何汇总交易。
如果要汇总历史事务，QuickBooks使用第二个“凝聚数据”对话框来询问应如何汇总历史数据：使用单个汇总日记帐分录，每月汇总日记帐分录或根本不汇总。选择与您想要的汇总方法相对应的单选按钮。（通常，您使用列出的第二个选项 - 让QuickBooks创建每月汇总日记帐分录 - 这样您仍然可以生成有意义的比较月报表。）
- 完成指定QuickBooks如何汇总事务处理时，请单击下一步。
QuickBooks显示第三个“浓缩数据”对话框。
- 指定库存交易应如何精简，然后单击下一步。
如果您的QuickBooks文件包含库存交易，则QuickBooks建议您删除旧的库存交易。当QuickBooks显示第三个“浓缩数据”对话框时，您可以通过选择Summarize库存事务（推荐）单选按钮来告诉QuickBooks执行此操作。 （如果您不想删除旧的交易，请选择“保留库存交易详细信息”单选按钮。）
- 单击“下一步”时，继续第四个“凝结数据”对话框，询问哪些交易应被视为已关闭。
指定应删除哪些事务，然后单击下一步。
QuickBooks要求提供更多有关应该删除的封闭或旧的事务的详细信息。您可以选中复选框来指示是否删除日期之前的交易即使未清除，标记为“要打印”，标记为“要发送”等。
- 当您单击下一步时，您将转到第五个“冷凝数据”对话框。
指定应该发生的任何列表清理，然后单击下一步。
使用第五个“冷凝数据”对话框来告诉QuickBooks除了删除旧的已关闭的事务之外，还应该清除一些列表。您可以选择指示QuickBooks删除未使用的帐户，未使用的客户，未使用的供应商等的复选框。通过清除未使用的列表项来清理列表，不仅可以减小公司文件的大小，还可以使人们更容易地使用列表。
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单击“下一步”时，QuickBooks将显示第六个“浓缩数据”对话框。该对话框告诉您，存档过程以QuickBooks制作数据文件的副本开始，并且冷凝操作可能需要几分钟甚至几个小时才能完成。
点击开始浓缩。 QuickBooks开始浓缩数据文件的过程。提示时备份数据文件。在浓缩过程开始时，QuickBooks会提示您备份QuickBooks公司文件。备份QuickBooks公司文件作为浓缩操作的一部分，与任何其他时间备份QuickBooks公司文件相同。
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备份QuickBooks公司文件后，QuickBooks会保存公司文件的归档副本，然后按照说明清理公司文件的工作版本。同样，如前面的步骤所述，清理过程可能只需要几分钟，如果您的文件非常大，则可能需要几个小时。
