确定何时以及如何清理或归档QuickBooks公司文件主要是一件事的常识。你首先要考虑的是你是否需要压缩公司文件。
如果QuickBooks仍以合理的速度运行，如果因为列表中有许多未使用的项目而没有发现自己变得疯狂，或者数据文件没有变得很大（大于100MB左右），您可以不需要浓缩。在许多情况下，你没有清理的好处。而不清理，你仍然有完整的，详细的财务记录在你的指尖。
<！ - 1 - >运行清理操作不一定会减小QuickBooks数据文件的大小。因此，如果您确实必须拥有较小的数据文件，则应首先运行清理操作，然后保存并恢复便携式QuickBooks数据文件。
下面是关于清理和存档QuickBooks公司文件的另一个常识概念：您应该创建QuickBooks数据文件的存档副本。事实上，在您或您的CPA对年度进行最终调整之后，在年底创建QuickBooks数据文件的存档副本。
<！ - 2 - >创建用于准备纳税申报表和任何财务报表的QuickBooks数据文件的存档副本是一个好主意，因为您总是可以稍后在退货或财务报表中解释一些数字看数据文件的档案副本。
使用QuickBooks的问题之一是人们可能有意或无意地改变旧的交易。这意味着，不幸的是，有人可以在上一年的QuickBooks数据文件中更改事务。当发生这种变化时，稍后查看QuickBooks数据文件的人可能无法在纳税申报表或财务报表上解释数字。
<！例如，如果有人返回并更改上一年的交易，并且该交易用于计算年度的总收入，则不能再使用QuickBooks数据来解释您的纳税申报表和您的财务报表总收入。幸运的是，通过拥有QuickBooks数据文件的档案副本（QuickBooks数据文件为您的纳税申报单和财务报表提供数字），您总能看到哪些QuickBooks交易支持特定的纳税申报单号或财务报表编号。如果您仍然对这一点感到困惑 - 而且有点棘手，请向您的税务顾问或注册会计师咨询有关问题。他可以向您解释在QuickBooks数据已经准备好之后，或在这些财务报表已经发布和分发之后，用于准备退货或财务报表的危险。
