选择“清理和存档策略” - 使用QuickBooks 2011选择清理和存档策略 - 傻瓜

决定何时以及如何清理或归档QuickBooks 2011的公司文件主要是一件事的常识。你首先要考虑的是你是否需要压缩公司文件。如果QuickBooks仍然以合理的速度运行，如果因为列表中有很多未使用的项目而没有发现自己变得疯狂，或者数据文件没有变得很大（大于100MB左右），您可能不需要凝结。在许多情况下，通过清理你没有任何好处。而没有清理，你仍然有完整的详细财务记录在你的指尖。

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运行清理操作不一定会减小QuickBooks数据文件的大小。如果你真的 必须 有一个较小的数据文件，你应该做的是首先运行清理操作，然后保存和恢复便携式QuickBooks数据文件。另一个关于清理和归档QuickBooks公司文件的部分是另一个常识性的概念：您应该创建一个QuickBooks数据文件的存档副本。建议您在年底或年度会计师对年度进行最终调整后，在年底创建档案副本。创建用于准备纳税申报表和任何财务报表的QuickBooks数据文件的存档副本是一个不错的主意，因为您可以稍后通过查看数据文件的存档副本在返回或财务报表中解释一些数字。

<！有时人们故意或无意中改变旧的交易。这意味着，不幸的是，有人可以在上一年的QuickBooks数据文件中更改事务。当更改发生时，稍后查看QuickBooks数据文件的人可能无法在纳税申报表或财务报表上解释数字。例如，如果某人稍后返回并更改了前一年的交易，并且该交易被用于计算年度的总收入，则不能再使用QuickBooks数据来解释您的纳税申报表和您的财务报表总收入。

<！幸运的是，通过拥有QuickBooks数据文件的档案副本 - 为您的纳税申报表和财务报表提供号码的QuickBooks数据文件 - 您总能看到哪些QuickBooks交易支持特定的报税表号码或财务报表编号。

如果您仍然对这一点感到困惑 - 而且有点棘手，请向您的税务顾问或注册会计师咨询有关问题。他可以向您解释在QuickBooks数据已经准备好之后，或者在这些财务报表已经发布和分发之后，用于准备退货或财务报表的风险。