社交媒体 在法案中添加新联系人! 2005 - 傻瓜

在法案中添加新联系人! 2005 - 傻瓜

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Anonim

在最简单的级别上,ACT的主要用途是!是作为一个地方来存储您每天与您互动的所有联系人。您可以从“联系人详细信息”窗口添加和编辑所有联系人,因为它包含与某个特定记录相关的所有信息,并允许您查看所有联系人字段。

你可能有很多联系人,你很想进入你的数据库,所以跳进去,并按照以下步骤:

<! - 1 - >
  1. 如果您尚未进入“联系人详细信息”窗口,请单击ACT上的“联系人”图标进入此处!导航栏。

  2. 在“联系人详细信息”窗口中,从以下三种方法中选择一种将新联系人添加到数据库:

    • 选择联系人→新联系人。

    • 单击工具栏上的“新建联系人”图标。

    • 按键盘上的插入键。

    <! - 2 - >

    启动任何前面的命令会导致空白联系人记录。您现在可以输入新的联系人信息。

  3. 开始输入信息,方法是单击公司字段并输入联系人的公司名称。

    ACT!不区分实际联系人和空白联系人。未能输入信息或重复按插入键将导致大量的空白联系人记录,这些空白联系人记录是无用的,只会阻塞数据库。所以,虽然你可以自由离开任何一个ACT!领域空白,你不得不输入一些东西,所以从公司的名字开始。

    您可以随时返回记录,添加,更改或删除任何字段中的任何信息。

  4. 点击您想输入信息的下一个字段,然后开始输入。

    您也可以使用Tab键前进到下一个字段。如果你不经意地按Tab键一次,你可能会发现你前进了一个太多的领域,结果在错误的领域。但不要担心:按住Shift键,然后按Tab键反向移动光标。

  5. 继续填写字段。

    ACT!大约有50个预编程的字段,反映了大多数用户的需求。许多字段都是不言自明的(并反映您可能期望在任何地址簿中找到的信息类型):联系人姓名,公司名称,电话,城市,州和邮政编码。这些方便地位于“联系细节”窗口的上半部分。一些领域有点不太明显:

    • 地址:如果您认为三个字段ACT!提供的地址是为了存储三个替代地址,你错了!第二个和第三个地址字段是用于很长的地址。如果该地址是地址的组成部分,则该字段是包含建筑物名称的好地方。通常用于群发邮件的5160风格的标签通常打印四行信息:公司,联系人,街道地址以及城市/州/邮政编码(全部在第四行)。如果您需要使用第二个和第三个地址字段,则需要更大的标签。

    • ID /状态:ID /状态字段实际上是类别字段,它将您的每个联系人归类到类别中。通过使用ID /状态字段,您不必手动设置各种数据库:一个为您的朋友,一个为您的客户,一个为您的供应商,等等。 ID /状态字段预设了几十个最常用的类别,其中包括朋友,客户,供应商和竞争对手,这使得在这些类别中的每个类别都可以轻松搜索。

    • 称呼:这个字段是指在信件模板中使用的字母Dear之后的名字。默认情况下,ACT! ,友善的类型,使用的名字。随意改变称呼为一个更正式的。

    • 如果您更喜欢使用更为正式的称呼作为默认设置,请选择工具→首选项,然后单击位于常规选项卡上的方便首选项按钮。

    • 推荐人:这个字段是数据库中最常被忽视的字段之一。输入到此字段的信息用于“引荐来源”报告中;未能输入Referred By信息会使报告无效。那么有什么大不了的?假设你在两家报纸上付广告费 - 不知道哪一个吸引最好的前景呢?如果你正在参加贸易展览或者花费大量的时间和精力到你的网站上,你不想知道你的努力是否导致了新的业务吗?而且,如果一个现有的客户给你寄了很多新的线索,在圣诞节时不会用一个好的火腿来表彰他,而不是习惯性的水果蛋糕。

    • 用户:请注意,多个用户字段位于Contact Detail窗口的下半部分。这些字段包含特定于您的业务的信息。

    • 将这些特定的字段留空,直到您重命名为止。如果你不这样做,你可能会得到一个字段中输入的各种数据。

    • 您随时可以随时返回并添加,更改或删除字段数据! ACT时不要惊慌!在输入信息时自动格式化一些现场数据。

      尽可能均匀地添加您的数据。

  6. 如有必要,请将多个条目添加到字段。一般来说,限制自己一个项目每个领域是最好的做法。然而,您不时会发现联系人分为两类的情况。例如,JoAnne Chamar可能既是朋友又是客户。在这种情况下,您可以使用下拉列表将多个项目输入到一个字段中。

  7. 要选择单个字段中包含的多个条件,请执行以下步骤:

  8. a。将光标放在字段中。

    湾检查你想要的选择。

    ℃。从“编辑列表值”对话框中单击所需的条目。

    • d。点击对话框外的任何地方关闭它。

    • 各种条目出现在字段中,用逗号分隔。

    • 填写每个新联系人的信息时,请不要忘记单击布局底部的各个选项卡。

    • 您可以在这些标签上找到潜伏的其他领域。家庭地址标签是您记录联系人个人信息的地方。您可能还有一些其他选项卡,您也可以从中选择。

      不同的布局显示不同的选项卡。如果您更改当前布局,则可能正在查看一组不同的选项卡。

  9. 如果您忘记单击“联系人详细信息”窗口底部的这些选项卡,则可能会忽略一些需要填写重要信息的字段。所以,一定要点击这些标签!

    保存新的联系人信息。

    理论上,您不必保存新的联系信息;如果您执行以下任何操作,则会保存它:

    执行任何其他ACT!命令,其中包括从添加注释或销售机会到安排约会的任何事情。

  10. 移至数据库中的另一条记录。

    单击保存按钮(由工具栏上的小软盘图标表示)。

    • 按下Ctrl + S。

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