使用技术来管理小型企业记录的10个键 - 傻瓜型

小企业主到处都拥抱技术来管理他们的记录，无论是安排约会，创建信件，记录商业运作，处理工资，跟踪库存等等。虽然企业没有“无纸化”，但他们已经认识到使用技术保持组织的优势。如果您仍然被束缚在使用纸张上，那么您可能需要使用以下十个键来为纸张添加电子文件。

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使用Outlook跟踪约会，任务和项目

随处可见的纸质日历很有帮助，但是您是否尝试过在软件程序中使用日历功能？使用电脑日历，您可以输入预约一次，并将其设置为每天，每周，每两周或每月重复一次，您可以设置自动提醒 - 您无法在纸质日历上执行的任务。这是另一个好处：使用Outlook等软件，您的所有员工都可以共享日历。

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扫描名片并将其信息传输到Outlook联系人列表

您是否厌倦了通过您的Rolodex或一大堆名片寻找电话号码或电子邮件地址？那么，你可以离开你面对的这个噩梦的任何版本。怎么样？通过包含软件的扫描仪运行每张名片，将卡上的信息转换为Outlook中的联系人列表。然后，您可以使用“查找”操作找到您要查找的信息。

将文档转换为Adobe。 pdf文件

MS Word有一个保存文件的选项。 PDF文件。这个过程是无痛的。用打开的Word文档，选择FileSave AsSave作为类型，然后单击最右侧的下拉箭头。向下滚动列表，突出显示PDF，然后单击保存（在框底部的取消旁边）。

什么是pdfs大事？您不必再担心某人是否有合适的软件版本来读取您的文件。任何带Adobe Reader的电脑都可以打开任何电脑。 pdf文件。

您还可以扫描信件，发票，广告 - 任何适合您扫描仪的文件 - 并将其保存为pdf。只要确保您将扫描仪设置为。扫描文档之前的pdf文件类型。

创建经常使用的文档的主文件

当您经常使用本质上相同的字母但有细微的更改时，请将其主文件保存在您的计算机上。然后，当您需要文档时，打开您的主文档，进行更改，然后打印文档。请记住使用不同的文件名保存文件，以便不更改主文件。

使用会计软件创建发票和采购订单

您不必翻阅已充满发票或采购订单的文件柜。使用诸如QuickBooks或Sage 50等会计软件来创建这些文档。您可能需要将文档打印并邮寄给客户，但实际的文件将保留，而不是放置在空间不足的文件柜中，但是在您的计算机上查找发票是键入几个击键的问题。

自动执行时间卡，项目清单和工资单处理

您可以使用电子计时和处理工资单来替换打卡和处理计时卡。考虑节省的时间和避免错误。一位雇主表示，他的公司通过使用时间卡软件将工资处理从6小时减少到45分钟。现在这是一个重大的壮举。

如果可信赖性是您业务的一个问题，您可以购买一个软件程序，要求每个员工在开始和结束工作时间时都要用手指扫描仪！这个指纹听起来像是一部科幻电影，不是吗？

以电子方式追踪库存

如果您的小企业涉及库存，则使用技术是唯一途径。光学字符识别（OCR）软件使您的公司能够保持对库存的准确记录，更快地完成订单，无缝地发送订单，并准确计费，因为所有信息都是通过计算机进行跟踪的。您可以使用电脑屏幕上的标签和数字来管理所有这些流程。

在电子表格或数据库中记录有关资产的采购和产品详细信息

在购买设备或其他资产时，请将采购和产品详细信息记录到电子表格或数据库中。随着所有的信息在您的指尖，您可以与任何问题的供应商联系，或快速收集您的资产财务报表或回应从银行资产信息的请求。

使纳税时间成为小菜一张

当您的所有记录或大部分记录都在计算机上时，准备税款比从硬拷贝文档向计算机传输数据更加简单和准确。

使用会计软件程序中的所有发票或采购订单，您只需运行一份报告并发出--voil！ - 该软件为您提供当年的发票或采购订单的总数。工资单，库存和资产也是如此。您可以在需要时检索系统存储在计算机上的任何内容。

备份文件

使用技术来管理小型企业记录的另外一个优点是，您可以备份它们 - 例如，将它们保存到其他位置的计算机或闪存驱动器中。为什么这么重要？最宝贵的计算机资产是它所拥有的数据。保留这些数据的额外副本，以便您永远不会面临丢失记录的沮丧。你很少得到提前通知，窃贼会偷你的电脑，火正在融化它，否则它就要死了。