安排与Lotus Notes 6 - 虚拟会议

要创建新的会议，请先打开您的日历，然后单击操作栏上的安排会议按钮。出现一个空白会议表单。在图1中，您可以看到一个示例会议表单。

图1： 创建新的会议。

会议表单上的大多数字段与约会表单上的字段相同。您需要填写基本信息，例如主题，时间和地点。接下来，您将继续考虑邀请谁。

<！ - 1 - >

邀请被邀请者

在最简单的情况下，您只需输入您想要参加会议的人员的姓名。只需填写被邀请者部分的字段（左下角）以及新会议表格的日期，时间和地点部分即可。如图1所示，您可以邀请三种人员：必需，可选和FYI。

必填： 在此字段中列出的任何名字的任何人都被Notes视为您的会议的强制参与者。当您要求Notes使用调度程序查找会议的最佳时间时，这一点尤其重要。

可选： 就Notes而言，这些人真的和所需人员一样。如果您要求笔记找到会议的最佳时间，笔记会咨询他们的时间表。如果一个人在会议邀请中被列为可选的被邀请人，他的出席不一定是强制性的。
如果您想要向某人发送会议 通知（不同于邀请），请使用此字段。假设你需要安排与你的团队成员见面。您可以在必填字段中输入每个团队成员的姓名，但在FYI字段中输入您的上司姓名。这样，每个同事都会收到会议的邀请，但是您的经理只会收到会议通知。这样，你的老板就知道你在开会了，而且你已经发了邀请，而且她也不会出席。

Required和Optional字段中的人员将看不到在会议邀请的FYI字段中列出的任何人的姓名。

单击“必需”，“可选”和“唯一”字段右侧的小电话簿按钮，从公用电话簿中选择姓名。

创建新会议邀请的最简单方法如下：

1。在主题字段中输入主题。

2。在“时间”字段中，选择会议的开始和结束日期和时间。

3。在Where字段中，设置位置。

4。在受邀者字段中，输入您要邀请的人员的姓名。

5。单击操作栏上的保存并发送邀请按钮。

所有被邀请者都会在收件箱中收到一条消息，要求他们前来参加会议。

这种方法的唯一问题 - 尽管它确实是直接的 - 就是它通常会在您和您的客人之间来回地发送电子邮件。你知道，“我不能在9点30分，但是10点怎么样？ “多样。根据您邀请参加某个特定会议的人数，实际上您可能会花费相当多的时间在发送邀请来协调他们，因为他们都会以“是，我可以”或“不是，我不能“回应。

你可以轻松地避开这个困境。请勿使用上面列出的简单过程，而要求Notes计划程序首先查看每个被邀请者的日历，以便在每个人都可用时查找一个通用时间。有了这个信息，你可以设置一个会议时间方便（希望）每个人。您的邀请到达您的客人的收件箱已经预先加载了一个日期和时间，你知道（嘿，嘿），当他们是免费的。当然，您的任何客人仍然可以拒绝，但由于您避免了大部分日程安排冲突，所以您可以大大减少发生这种情况的机会。

使用计划程序

要根据您的必需和可选会议参与者何时可用，使Notes提示会议的最佳时间，请暂停单击“保存并发送邀请”按钮。而是照常填写会议表单，然后单击“查看被邀请者，会议室和资源可用性”按钮，您可以在会议表单的“日程安排”部分（底部）找到该按钮。（请参阅图1）

图2显示打开“调度程序”的示例会议邀请。

图2：

使用计划程序查明您的客人何时可以见面。 当您使用“计划程序”使Notes找到适合您的会议时间时，您有两种方法查看：按最佳时间或按计划详细信息。首先，选择“摘要”单选按钮（位于左侧的“显示”标题下）以确保该视图的安全。这个视图可能是最容易使用的，因为您一眼就可以看到所有您邀请的人都可以使用的一整套时间建议。

要使用Notes建议的时间之一，只需从“选定日期的建议时间”下拉列表中选择一个对每个人都方便的时间，然后单击其下方的“使用所选时间”按钮。便笺会调整您的会议邀请的时间。当您单击此列表中的一个条目时，您可以看到会议表单顶部的Whensection中的字段会相应地改变。

您也可以点击小月历（表格右下角）中的任意日期查看不同的日期，并查看当天您的好友何时可用。

查看“选定日期的建议时间”列表标题旁边的小箭头。点击这个箭头显示更多的时间表可用性选择。从显示的下拉列表中，您可以选择在特定的一天，一周或一个月中搜索兼容的空闲时间。如果您邀请的人在您选择的原始日期没有任何可用性，这一点尤其有用。

如果您无法找到适合

所有邀请对象的时间，请点击“检查是否所有必需的可以参加”选项，然后使用随后的下拉列表选择一小组人。当您试图安排与更多人（超过20人）的会议时，这很有帮助。另一个更直观的方式来找到你的受邀者可用的时间是按计划细节查看他们。选择详细信息单选按钮（在显示标题下）查看表格，显示每个客人可用的时间。您可以在图3中看到这样的观点。这个调度表的一个优点是您可以在两个星期内看到每个人的空闲时间。

图3：

查看个人计划详情以查找空闲时间。 拖动大的透明垂直条，直到找到每个人都可用的时间。（发生这种情况时，它会变成绿色。）表格中的白色块表示开放和可用的时间，彩色块表示给定参与者被占用的时间。如果所有被邀请者都不在，垂直栏变红，让你知道你的全部队伍不能参加。（屏幕底部的一个按键提醒您每种颜色显示的是什么状态。）

无论您选择哪种方法找到所有时间都会见的时间，您必须单击“操作”上的“保存并发送邀请”按钮酒吧，当你完成。